Exemplu de notă de intrare-ieșire din depozit (șablon Excel)

Nota de intrare-ieșire din depozit este un document intern, semnat de ambele părți, care înregistrează pentru o singură mișcare felul și cantitatea mărfii intrate în depozit sau ieșite din el, motivul mișcării și persoanele care predau și primesc. Arată pe ce mișcare se bazează evidențele de stoc și este primul document consultat când apare o diferență de inventar.

Cel puțin: numărul notei, data, dacă este intrare sau ieșire, motivul mișcării, partea cealaltă, numărul avizului de însoțire sau al facturii pe care se bazează, pentru fiecare articol codul de stoc, denumirea produsului, unitatea și cantitatea, numele și semnătura celui care predă și a celui care primește. Dacă scrieți și costul, la sfârșitul lunii vedeți ce valoare de marfă a intrat și a ieșit.

Nu. Această notă este evidența internă a firmei; nu ține locul documentelor care trebuie întocmite pentru transportul și vânzarea mărfii, cum sunt avizul de însoțire sau factura. Ce document oficial este necesar pentru ce mișcare depinde de situația firmei dvs.; pentru aceasta, consultați-vă contabilul. Le potriviți scriind în câmpul Nr. document al notei numărul acelui document.

Fiecare articol din fiecare notă se scrie în registru ca rând separat, cu numărul notei: data, intrare sau ieșire, motivul, partea cealaltă, produsul, cantitatea și cei care au semnat. Fila Date a acestui șablon este acest registru; dacă filtrați după numele unui produs, toate mișcările lui apar în ordine cronologică. Registrul ține mișcările; pentru cantitatea rămasă din produs, înregistrați mișcările în tabelul de urmărire a stocului.

Tabelul de stoc arată doar rezultatul: cantitatea rămasă. Nota este dovada fiecărei mișcări care duce la acel rezultat. Dacă la inventar lipsesc 5 bucăți, iar în tabel scrie doar „Ieșiri 45”, nu puteți afla cauza; în note se vede în ce zi, din ce motiv și cu semnătura cui a ieșit marfa. Cum se închide o diferență de inventar am explicat în pagina proces-verbal de inventariere a stocului.

Depozitul expeditor emite o notă de ieșire cu motivul „Transfer către sucursală”, depozitul primitor emite o notă de intrare cu motivul „Transfer de la sucursală / depozit”; numărul fiecărei note se scrie în câmpul Observații al celeilalte. Astfel, comparând cantitățile din cele două note, se vede dacă marfa s-a pierdut pe drum.

Emiteți o notă de ieșire cu motivul „Ieșire prin pierdere / deteriorare”, scrieți în câmpul Nr. document numărul procesului-verbal de pierdere și motivul în câmpul Observații; fila Sumar oferă separat valoarea pierderilor la sfârșitul lunii. Pentru a calcula rata pierderilor puteți folosi instrumentul de calcul al ratei pierderilor; pentru înregistrarea contabilă a pierderii, consultați-vă contabilul.

Pentru câteva mișcări pe zi, acest fișier Excel este suficient. Când numărul mișcărilor crește, a scrie nota și apoi a o înregistra separat în tabelul de stoc devine muncă dublă, iar erorile apar chiar aici. În programele de gestiune a depozitului, stocul se actualizează în momentul în care introduceți achiziția, vânzarea și returul, iar istoricul mișcărilor fiecărui produs se ține automat; Ofisx Gestiune Stocuri are achiziții, vânzări și retururi cu cod de bare, inventariere și istoric al mișcărilor.

Da, este gratuit; nu cere e-mail, cont sau plată și nu conține filigran sau protecție a celulelor. Fișierul este în format Excel (.xlsx), deoarece sumele pe articole și totalurile se calculează prin formule. Îl puteți deschide și tipări cu Excel, Google Sheets sau LibreOffice sau îl puteți converti în PDF cu „Salvare ca PDF”. Pentru o notă goală, ștergeți articolele exemplu, tipăriți și completați de mână.