Exemple de bon d'entrée et de sortie d'entrepôt (modèle Excel)

Le bon d'entrée et de sortie d'entrepôt est un document interne, signé par les deux parties, qui enregistre pour un seul mouvement la nature et la quantité de la marchandise entrée dans l'entrepôt ou sortie de celui-ci, la raison du mouvement et les personnes qui livrent et réceptionnent. Il montre sur quel mouvement reposent les écritures de stock et c'est le premier document que l'on consulte en cas d'écart d'inventaire.

Au minimum : numéro de bon, date, entrée ou sortie, motif du mouvement, contrepartie, numéro du bon de livraison ou de la facture sur lequel il repose, pour chaque article le code, le nom du produit, l'unité et la quantité, ainsi que le nom et la signature de celui qui livre et de celui qui réceptionne. Si vous indiquez aussi le coût, vous voyez en fin de mois la valeur des marchandises entrées et sorties.

Non. Ce bon est l'enregistrement interne de l'entreprise ; il ne remplace pas les documents qui doivent être établis pour le transport et la vente de la marchandise, comme le bon de livraison d'expédition (sevk irsaliyesi) ou la facture. Le document officiel requis pour chaque mouvement dépend de la situation de votre entreprise ; consultez à ce sujet votre expert-comptable. En saisissant le numéro de ce document dans le champ N° de document du bon, vous rapprochez les deux.

Chaque article de chaque bon est inscrit au registre sur une ligne distincte, avec le numéro du bon : date, entrée ou sortie, motif, contrepartie, produit, quantité et signataires. L'onglet Données de ce modèle est ce registre ; si vous filtrez sur le nom d'un produit, tous ses mouvements apparaissent par ordre de date. Le registre conserve les mouvements ; pour connaître la quantité restante d'un produit, reportez les mouvements dans le tableau de suivi de stock.

Le tableau de stock n'indique que le résultat : la quantité restante. Le bon est la preuve de chaque mouvement qui mène à ce résultat. Si l'inventaire révèle 5 unités manquantes et que le tableau n'indique que « Sorties 45 », vous ne pouvez pas en trouver la cause ; dans les bons, on voit quel jour, pour quel motif et avec la signature de qui la marchandise est sortie. Nous avons expliqué comment résorber un écart d'inventaire dans la page procès-verbal d'inventaire de stock.

L'entrepôt expéditeur établit un bon de sortie avec le motif « Transfert vers une succursale », l'entrepôt destinataire un bon d'entrée avec le motif « Transfert depuis une succursale / un entrepôt » ; le numéro de chaque bon est inscrit dans le champ Note de l'autre. On voit ainsi, en comparant les quantités des deux bons, si de la marchandise s'est perdue en route.

Établissez un bon de sortie avec le motif « Sortie pour casse / dommage », inscrivez dans le champ N° de document le numéro du procès-verbal de casse et dans le champ Note la cause ; l'onglet Résumé donne séparément le montant de la casse en fin de mois. Pour calculer le taux de perte, vous pouvez utiliser l'outil de calcul du taux de perte ; pour l'écriture comptable de la perte, consultez votre expert-comptable.

Pour quelques mouvements par jour, ce fichier Excel suffit. Quand le nombre de mouvements augmente, rédiger le bon puis le saisir une seconde fois dans le tableau de stock fait double travail, et c'est là que les erreurs apparaissent. Dans les logiciels de gestion d'entrepôt, le stock est mis à jour dès la saisie d'un achat, d'une vente ou d'un retour, et l'historique des mouvements de chaque produit est tenu automatiquement ; Ofisx Gestion de Stock propose achats, ventes et retours par code-barres, inventaire de stock et historique des mouvements.

Oui, il est gratuit ; il ne demande ni e-mail, ni inscription, ni paiement, et ne contient ni filigrane ni protection de cellules. Le fichier est au format Excel (.xlsx) car les montants par article et les totaux sont calculés par formule. Vous pouvez l'ouvrir avec Excel, Google Sheets ou LibreOffice pour l'imprimer, ou le convertir en PDF avec « Enregistrer au format PDF ». Pour un bon vierge, supprimez les articles d'exemple, imprimez-le et remplissez-le à la main.