Controle de Estoque em Excel
Calcula automaticamente o estoque restante a partir das entradas e saídas, o alerta de nível crítico e o valor total do estoque.
Modelo de Nota de Entrada e Saída de Estoque (Planilha Excel)
A nota de entrada e saída de estoque é o documento interno que registra, por escrito e assinado, para cada movimentação, o que entrou ou saiu do depósito, em que quantidade, por que motivo e quem entregou a quem. A planilha de estoque responde à pergunta "quantas unidades eu tenho?"; a nota responde "estas 12 latas de tinta entraram quando, pelas mãos de quem e com qual guia de remessa?". A primeira aba deste arquivo é a própria nota a ser impressa: número da nota, data, tipo entrada ou saída, número da guia de remessa (irsaliye, o documento turco de transporte de mercadorias) ou da nota fiscal, motivo da movimentação, outra parte, tabela de itens e três campos de assinatura — para quem entrega, quem recebe e o responsável pelo depósito; os valores dos itens e o total saem por fórmula. A segunda aba é o livro de notas: cada item de cada nota é uma linha separada, assim você vê com um filtro todas as entradas e saídas de um produto. A aba Resumo traz separadamente o valor de entradas e saídas, os totais do mês e o valor de cada motivo de movimentação, como compra, venda, transferência, devolução e perda. Controlar o estoque restante não é função deste arquivo, e sim do modelo de controle de estoque em Excel; a quantidade da nota você lança na coluna Entrada ou Saída dele.
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Quais colunas há no modelo?
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Nº da nota / Data | O número de ordem da nota (ex.: DF-2026-0146) e o dia da movimentação. A numeração deve crescer sem saltos; uma nota perdida ou rasgada é o primeiro lugar a se olhar ao explicar uma diferença de contagem. Se quiser usar séries separadas para entrada e saída, use os prefixos DG- e DÇ-. |
| Tipo de nota | Lista suspensa: Entrada (mercadoria que entra no depósito) ou Saída (mercadoria que sai do depósito). |
| Nº do Documento | O documento externo em que a movimentação se baseia: o número da guia de remessa do fornecedor, da nota fiscal de venda, da nota de devolução ou do termo de perda. A nota não substitui esses documentos, ela é conciliada com eles. |
| Motivo da movimentação | Lista suspensa: entrada por compra, devolução de cliente, entrada da produção, transferência de filial, saída por venda, devolução ao fornecedor, saída para produção / consumo, transferência para filial, saída por perda / avaria. A aba Resumo separa os totais por este campo. |
| Outra parte | O fornecedor que trouxe a mercadoria, o cliente que a recebeu, a filial para a qual foi transferida ou o funcionário que recebeu o material. |
| Código do estoque / Nome do produto | Escreva igual ao código da sua planilha de estoque; é esse o vínculo que une os dois arquivos. Se você não tem um sistema de códigos, pode escrever o código de barras na linha do item. |
| Unidade / Quantidade | Unidade em lista suspensa (unidade, kg, litro, metro, m², caixa, pacote, embalagem, conjunto). A quantidade é a que entra ou sai naquela nota, não o estoque restante. |
| Custo unitário / Valor | O custo unitário é o custo de aquisição do produto; o valor é automático: Quantidade × Custo unitário. As saídas também são valoradas pelo custo, de modo que os valores de entrada e saída são comparados na mesma medida. O preço de venda é assunto da nota fiscal e da tabela de preços. |
| Prateleira / Observação | O endereço da prateleira onde a mercadoria foi guardada ou de onde foi retirada, e a observação sobre o item que chegou faltando ou avariado. |
| Quem entrega / Quem recebe / Responsável pelo depósito | Três campos de assinatura. Na entrada, quem traz a mercadoria entrega e o almoxarife recebe; na saída, o inverso. Uma nota sem assinatura não mostra quem é o responsável em caso de diferença na contagem. |
| Livro de notas e Resumo | Na aba Dados, cada item é uma linha, com o mesmo número de nota. Resumo: número de notas únicas, linhas de itens, total e valor de entradas e saídas do mês, valor por motivo de movimentação. |
Como usar?
- Baixe o arquivo e, no alto da aba "Nota de Entrada e Saída", escreva o nome da sua empresa, o nome do depósito e o responsável pelo depósito.
- Quando uma mercadoria entrar ou sair do depósito, atribua um novo número de nota, escolha a data e o tipo da nota; se houver guia de remessa do fornecedor, nota fiscal ou termo, escreva o número no campo Nº do Documento.
- Escolha o motivo da movimentação na lista e escreva a outra parte; depois lance cada produto em uma linha separada com código do estoque, nome, unidade, quantidade e custo unitário. Na entrada, conte a mercadoria conferindo item por item com a guia de remessa e anote na coluna de observação o que veio faltando ou avariado; as etapas do recebimento e a lista de verificação estão no guia como fazer o recebimento de mercadorias.
- Imprima a nota, peça que quem entrega e quem recebe assinem ao mesmo tempo e arquive junto com uma cópia da guia de remessa ou da nota fiscal. Em uma saída por venda, se a mercadoria é enviada ao cliente, a nota comprova a saída do depósito; acompanhe em qual veículo ou transportadora a mercadoria foi e se ela foi entregue no dia prometido na planilha de controle de remessas.
- Adicione cada item da nota na aba "Dados" com o mesmo número de nota e lance as quantidades na coluna Entrada ou Saída da sua planilha de controle de estoque. No fim do mês, confira na aba Resumo o valor de perdas e devoluções.
Para quem é indicado?
- Depósitos, atacadistas e distribuidores que recebem mercadoria de fornecedores e querem manter um registro de entrega assinado
- Redes de lojas que enviam mercadoria do depósito central para as filiais e querem que a transferência seja assinada pelos dois lados
- Oficinas e construtoras que retiram matéria-prima para a produção ou material para a obra ou para os funcionários
- Pequenas empresas que querem rastrear, nota por nota, de onde vêm as diferenças de contagem
Perguntas frequentes
O que é uma nota de entrada e saída de estoque?
A nota de entrada e saída de estoque é um documento interno, assinado pelas duas partes, que registra, para uma única movimentação, o tipo e a quantidade da mercadoria que entra ou sai do depósito, o motivo da movimentação e quem entregou e quem recebeu. Ela mostra em que movimentação os registros de estoque se baseiam e é o primeiro documento a se consultar quando aparece uma diferença de contagem.
O que deve constar em um formulário de entrada e saída de estoque?
No mínimo: número da nota, data, se é entrada ou saída, motivo da movimentação, outra parte, número da guia de remessa ou da nota fiscal em que se baseia, e, para cada item, código do estoque, nome do produto, unidade e quantidade, além do nome e da assinatura de quem entrega e de quem recebe. Se você registrar também o custo, verá no fim do mês quanto em valor de mercadoria entrou e saiu.
A nota de entrada e saída de estoque substitui a guia de remessa ou a nota fiscal?
Não. Esta nota é um registro interno da empresa; ela não substitui documentos como a guia de remessa de transporte ou a nota fiscal, que precisam ser emitidos para transportar e vender a mercadoria. Qual documento oficial é exigido em cada movimentação depende da situação da sua empresa; consulte seu contador sobre isso. Você faz a conciliação dos dois escrevendo o número desse documento no campo Nº do Documento da nota.
Como manter um livro de entrada e saída de estoque?
Cada item de cada nota é escrito no livro como uma linha separada, com o número da nota: data, entrada ou saída, motivo, outra parte, produto, quantidade e quem assinou. A aba Dados deste modelo é esse livro; ao filtrar pelo nome de um produto, todas as movimentações dele aparecem em ordem de data. O livro registra as movimentações; para a quantidade restante do produto, lance as movimentações na planilha de controle de estoque.
Com uma planilha de controle de estoque, ainda é preciso manter notas?
A planilha de estoque mostra apenas o resultado: a quantidade restante. A nota é a prova de cada movimentação que levou a esse resultado. Se na contagem faltarem 5 unidades e a planilha disser apenas "Saída 45", você não consegue descobrir o motivo; nas notas, aparece em que dia, por qual motivo e com a assinatura de quem saiu. Explicamos como fechar uma diferença de contagem na página termo de contagem de estoque.
Como registrar a transferência entre depósitos ou filiais?
O depósito de origem emite uma nota de saída com o motivo "Transferência para filial" e o depósito de destino emite uma nota de entrada com o motivo "Transferência de filial / depósito"; o número de cada nota é escrito no campo Observação da outra. Assim, comparando as quantidades das duas notas, vê-se se a mercadoria se perdeu no caminho.
Como dar saída em mercadoria com perda ou avaria?
Emita uma nota de saída com o motivo "Saída por perda / avaria", escreva no campo Nº do Documento o número do termo de perda e no campo Observação o motivo; a aba Resumo mostra o valor das perdas separadamente no fim do mês. Para calcular o índice de perdas, você pode usar a calculadora de índice de perdas; para o lançamento contábil da perda, consulte seu contador.
Posso controlar a entrada e saída do depósito com um programa em vez do Excel?
Para poucas movimentações por dia, este arquivo Excel é suficiente. Quando o número de movimentações cresce, escrever a nota e depois lançá-la separadamente na planilha de estoque vira trabalho dobrado, e é aí que os erros aparecem. Nos programas de controle de estoque, o estoque é atualizado no instante em que a compra, a venda e a devolução são lançadas, e o histórico de movimentações de cada produto é mantido automaticamente; o Ofisx Controle de Estoque tem compra, venda e devolução com código de barras, contagem de estoque e histórico de movimentações.
O modelo é gratuito? Existe em Word ou PDF?
Sim, é gratuito; não pede e-mail, cadastro nem pagamento, e não tem marca d'água nem proteção de células. O arquivo está no formato Excel (.xlsx) porque os valores dos itens e os totais são calculados por fórmula. Você pode abri-lo no Excel, no Google Sheets ou no LibreOffice e imprimir, ou convertê-lo em PDF com "Salvar como PDF". Para uma nota em branco, apague os itens de exemplo, imprima e preencha à mão.
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Última atualização: 6 de outubro de 2026
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