Lagerein- und -ausgangsbeleg: Muster (Excel-Vorlage)

Ein Lagerein- und -ausgangsbeleg ist ein internes, von beiden Seiten unterschriebenes Dokument, das für einen einzelnen Vorgang Art und Menge der ins Lager gekommenen oder aus dem Lager gegangenen Ware, den Grund der Bewegung sowie die übergebende und die empfangende Person festhält. Er zeigt, auf welcher Bewegung die Bestandsaufzeichnungen beruhen, und ist das Dokument, auf das man bei einer Inventurdifferenz als Erstes schaut.

Mindestens: Belegnummer, Datum, ob Eingang oder Ausgang, Bewegungsgrund, Gegenpartei, Nummer des zugrunde liegenden Lieferscheins oder der Rechnung, je Position Artikelnummer, Artikelname, Einheit und Menge sowie Name und Unterschrift von Übergebendem und Empfänger. Wenn Sie auch die Kosten erfassen, sehen Sie am Monatsende, welchen Warenwert Sie ein- und ausgebucht haben.

Nein. Dieser Beleg ist die interne Aufzeichnung des Unternehmens; er ersetzt weder den Lieferschein (in der Türkei „sevk irsaliyesi“), der für den Transport und Verkauf von Ware auszustellen ist, noch die Rechnung. Welches offizielle Dokument bei welcher Bewegung erforderlich ist, hängt von Ihrer Situation ab; fragen Sie dazu Ihre Steuerberatung. Im Feld Belegnr. tragen Sie die Nummer dieses Dokuments ein und ordnen beide so einander zu.

Jede Position jedes Belegs wird mit der Belegnummer als eigene Zeile ins Buch eingetragen: Datum, Eingang oder Ausgang, Grund, Gegenpartei, Artikel, Menge und Unterzeichnende. Das Tabellenblatt „Daten“ dieser Vorlage ist dieses Buch; wenn Sie nach einem Artikelnamen filtern, sehen Sie alle seine Bewegungen in zeitlicher Reihenfolge. Das Buch hält die Bewegungen fest; für die Restmenge eines Artikels tragen Sie die Bewegungen in die Bestandstabelle ein.

Die Bestandstabelle zeigt nur das Ergebnis: die Restmenge. Der Beleg ist der Nachweis für jede Bewegung, die zu diesem Ergebnis geführt hat. Wenn bei der Inventur 5 Stück fehlen und in der Tabelle nur „Abgang 45“ steht, finden Sie die Ursache nicht; in den Belegen sehen Sie dagegen, an welchem Tag, aus welchem Grund und mit wessen Unterschrift die Ware abgegangen ist. Wie man eine Inventurdifferenz ausgleicht, haben wir auf der Seite Inventurprotokoll erklärt.

Das sendende Lager stellt mit dem Grund „Umlagerung an Filiale“ einen Ausgangsbeleg aus, das empfangende Lager mit dem Grund „Umlagerung von Filiale / Lager“ einen Eingangsbeleg; die Nummern beider Belege werden jeweils im Notizfeld des anderen vermerkt. So lässt sich durch den Vergleich der Mengen beider Belege erkennen, ob Ware auf dem Weg verloren gegangen ist.

Stellen Sie einen Ausgangsbeleg mit dem Grund „Abgang durch Schwund / Beschädigung“ aus, tragen Sie im Feld Belegnr. die Nummer des Schwundprotokolls und im Notizfeld die Ursache ein; das Blatt „Zusammenfassung“ weist den Schwundbetrag am Monatsende gesondert aus. Zur Berechnung der Schwundquote können Sie den Rechner für die Schwundquote verwenden; zur buchhalterischen Erfassung von Schwund wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.

Für ein paar Bewegungen am Tag reicht diese Excel-Datei aus. Wenn die Zahl der Bewegungen steigt, wird es doppelte Arbeit, den Beleg zu schreiben und danach zusätzlich in die Bestandstabelle zu übertragen, und genau hier entstehen Fehler. In Lagerverwaltungsprogrammen wird der Bestand in dem Moment aktualisiert, in dem Einkauf, Verkauf und Retoure erfasst werden, und die Bewegungshistorie jedes Artikels wird automatisch geführt; Ofisx Online Stok bietet Einkauf, Verkauf und Retoure mit Barcode, Inventur und Bewegungshistorie.

Ja, sie ist kostenlos; sie verlangt weder E-Mail noch Registrierung oder Zahlung und enthält kein Wasserzeichen und keinen Zellschutz. Die Datei liegt im Excel-Format (.xlsx) vor, weil Positionsbeträge und Summen per Formel berechnet werden. Sie können sie mit Excel, Google Tabellen oder LibreOffice öffnen und ausdrucken oder über „Als PDF speichern“ in ein PDF umwandeln. Für einen leeren Beleg löschen Sie die Beispielpositionen, drucken ihn aus und füllen ihn von Hand aus.