Wzór dokumentu przyjęcia i wydania z magazynu (szablon Excel)

Dokument przyjęcia i wydania z magazynu to wewnętrzny dokument podpisany przez obie strony, który dla jednego ruchu rejestruje rodzaj i ilość towaru wchodzącego do magazynu lub z niego wychodzącego, powód ruchu oraz osobę wydającą i odbierającą. Pokazuje, na jakim ruchu opierają się zapisy magazynowe, i jest pierwszym dokumentem, do którego sięga się, gdy wyjdzie różnica inwentaryzacyjna.

Co najmniej: numer dokumentu, datę, informację, czy to przyjęcie, czy wydanie, powód ruchu, drugą stronę, numer dokumentu przewozowego lub faktury, na którym się opiera, dla każdej pozycji kod towaru, nazwę produktu, jednostkę i ilość oraz imię, nazwisko i podpis wydającego i odbierającego. Jeśli wpiszesz też koszt, na koniec miesiąca zobaczysz, jaką wartość towaru przyjęto i wydano.

Nie. Ten dokument to wewnętrzny zapis firmy; nie zastępuje dokumentów, takich jak dokument przewozowy (sevk irsaliyesi) czy faktura, które trzeba wystawić do transportu i sprzedaży towaru. Jaki dokument urzędowy jest potrzebny przy jakim ruchu, zależy od sytuacji Twojej firmy; zapytaj o to księgowego. Wpisując w polu Nr dokumentu źródłowego numer takiego dokumentu, zestawiasz oba dokumenty ze sobą.

Każda pozycja każdego dokumentu jest wpisywana do rejestru jako osobny wiersz z numerem dokumentu: data, przyjęcie lub wydanie, powód, druga strona, produkt, ilość i podpisujący. Karta Veri (Dane) tego szablonu to właśnie ten rejestr; gdy ustawisz filtr na nazwę produktu, zobaczysz wszystkie jego ruchy w kolejności dat. Rejestr przechowuje ruchy; aby poznać pozostałą ilość produktu, wprowadź ruchy do tabeli stanów magazynowych.

Tabela stanów pokazuje tylko wynik: pozostałą ilość. Dokument jest natomiast dowodem każdego ruchu, który do tego wyniku doprowadził. Jeśli przy inwentaryzacji brakuje 5 sztuk, a w tabeli widnieje tylko „Wydano 45”, nie znajdziesz przyczyny; w dokumentach widać, w którym dniu, z jakiego powodu i z czyim podpisem towar wyszedł. Jak zamknąć różnicę inwentaryzacyjną, opisaliśmy na stronie protokół inwentaryzacji magazynu.

Magazyn wysyłający wystawia dokument wydania z powodem „Przesunięcie do oddziału”, a magazyn odbierający — dokument przyjęcia z powodem „Przesunięcie z oddziału / magazynu”; numer każdego z dwóch dokumentów wpisuje się w polu Notatka drugiego. Dzięki temu po porównaniu ilości z obu dokumentów widać, czy towar nie zaginął po drodze.

Wystaw dokument wydania z powodem „Wydanie z tytułu ubytku / uszkodzenia”, w polu Nr dokumentu źródłowego wpisz numer protokołu ubytku, a w polu Notatka — przyczynę; karta Podsumowanie na koniec miesiąca podaje kwotę ubytków osobno. Do obliczenia wskaźnika ubytków możesz użyć kalkulatora wskaźnika ubytków; w sprawie ujęcia ubytku w księgach zapytaj księgowego.

Przy kilku ruchach dziennie ten plik Excel wystarczy. Gdy ruchów przybywa, wypisywanie dokumentu, a potem osobne wprowadzanie go do tabeli stanów, to podwójna praca i właśnie tu pojawiają się błędy. W programach do ewidencji magazynu stan aktualizuje się w chwili wprowadzenia zakupu, sprzedaży i zwrotu, a historia ruchów każdego produktu prowadzi się sama; w aplikacji Ofisx Magazyn i Sprzedaż są zakup, sprzedaż i zwrot z kodami kreskowymi, inwentaryzacja oraz historia ruchów.

Tak, jest bezpłatny; nie wymaga e-maila, rejestracji ani płatności, nie zawiera znaku wodnego ani ochrony komórek. Plik jest w formacie Excel (.xlsx), ponieważ kwoty pozycji i sumy są liczone formułami. Możesz go otworzyć w Excelu, Arkuszach Google lub LibreOffice i wydrukować albo zamienić na PDF przez „Zapisz jako PDF”. Aby uzyskać pusty dokument, usuń przykładowe pozycje, wydrukuj i wypełnij ręcznie.