Ejemplo de Vale de Entrada y Salida de Almacén (Plantilla Excel)

El vale de entrada y salida de almacén es un documento interno, firmado por ambas partes, que registra para un único movimiento la clase y la cantidad de la mercancía que entra al almacén o sale de él, el motivo del movimiento y las personas que entregan y reciben. Muestra en qué movimiento se basan los registros de inventario y es el primer documento que se consulta cuando aparece una diferencia de recuento.

Como mínimo: número de vale, fecha, si es entrada o salida, motivo del movimiento, contraparte, número del albarán o factura en que se basa, y para cada artículo el código, el nombre del producto, la unidad y la cantidad, y el nombre y la firma de quien entrega y de quien recibe. Si anota también el costo, a fin de mes verá de cuánto valor fue la mercancía que entró y salió.

No. Este vale es el registro interno de la empresa; no reemplaza documentos como el albarán de envío (irsaliye) o la factura que deben emitirse para el transporte y la venta de la mercancía. Qué documento oficial se necesita en cada movimiento depende de la situación de su empresa; para eso consulte a su contador. Usted los hace corresponder escribiendo el número de ese documento en el campo N.º de documento del vale.

Cada artículo de cada vale se anota en el libro como una fila aparte, con el número de vale: fecha, entrada o salida, motivo, contraparte, producto, cantidad y firmantes. La hoja Datos de esta plantilla es ese libro; al filtrar por el nombre de un producto, todos sus movimientos aparecen en orden cronológico. El libro guarda los movimientos; para la cantidad restante del producto, registre los movimientos en la tabla de control de inventario.

La tabla de inventario solo muestra el resultado: la cantidad restante. El vale es la prueba de cada movimiento que llevó a ese resultado. Si en el recuento faltan 5 unidades y en la tabla solo dice «Salidas 45», no puede averiguar el motivo; en los vales se ve qué día, por qué motivo y con la firma de quién salió. Cómo se cierra una diferencia de recuento lo explicamos en la página del acta de recuento de inventario.

El almacén que envía emite un vale de salida con el motivo «Transferencia a sucursal» y el almacén que recibe emite un vale de entrada con el motivo «Transferencia desde sucursal / almacén»; el número de cada vale se anota en el campo Nota del otro. Así, comparando las cantidades de los dos vales, se ve si la mercancía se perdió en el camino.

Emita un vale de salida con el motivo «Salida por merma / daño», escriba en el campo N.º de documento el número del acta de merma y en el campo Nota la causa; la hoja Resumen da por separado el importe de la merma a fin de mes. Para calcular el porcentaje de merma puede usar la herramienta de cálculo del porcentaje de merma; para el registro contable de la merma, consulte a su contador.

Para unos pocos movimientos al día, este archivo de Excel basta. Cuando aumenta el número de movimientos, redactar el vale y luego registrarlo aparte en la tabla de inventario es trabajo doble, y ahí aparecen los errores. En los programas de control de almacén, el inventario se actualiza en el momento en que se introduce una compra, una venta o una devolución, y el historial de movimientos de cada producto se lleva solo; Ofisx Gestión de Inventario incluye compras, ventas y devoluciones con código de barras, recuento de inventario e historial de movimientos.

Sí, es gratuita; no pide correo electrónico, registro ni pago, y no incluye marca de agua ni protección de celdas. El archivo está en formato Excel (.xlsx) porque los importes de los artículos y los totales se calculan con fórmulas. Puede abrirlo con Excel, Google Sheets o LibreOffice e imprimirlo, o convertirlo a PDF con «Guardar como PDF». Para un vale en blanco, borre los artículos de ejemplo, imprímalo y rellénelo a mano.