库存管理 Excel
根据入库和出库记录自动计算剩余库存、最低库存预警和库存总价值。
仓库出入库单示例(Excel 模板)
仓库出入库单是一份内部单据,针对每一次货物进出仓库的动作,以书面并签字的方式记录:货物是什么、数量多少、为什么变动,以及由谁交给谁。库存表回答的是“我手上还有多少件”;而单据回答的是“这 12 桶油漆是什么时候、经谁的手、凭哪张送货单(irsaliye,土耳其的发货运单)入库的”。本文件的第一个工作表就是要打印的单据本身:已备好单据编号、日期、入库或出库类型、送货单或发票编号、变动原因、对方、明细表,以及交付人、接收人和仓库负责人三个签字区;明细金额和合计由公式算出。第二个工作表是单据台账:每张单据的每个明细各占一行,因此你可以用筛选看到某个商品的全部入库和出库。汇总工作表分别给出入库和出库金额、本月合计,以及采购、销售、调拨、退货和损耗等每种变动原因的金额。记录剩余库存不是本文件的任务,而是库存管理 Excel 模板的工作;单据上的数量,你要加到那里的“入库”或“出库”列。
模板里有哪些列？
| 列 | 作用 |
|---|---|
| 单据编号 / 日期 | 单据的顺序号(如 DF-2026-0146)和变动当天的日期。编号应连续递增、不可跳号;丢失或撕毁的单据,是解释盘点差异时首先要查的地方。如果希望入库和出库使用不同的编号序列,可加前缀 DG- 和 DÇ-。 |
| 单据类型 | 下拉列表:入库(进入仓库的货物)或出库(离开仓库的货物)。 |
| 单据号 | 该变动所依据的外部单据:供应商的发货送货单(irsaliye)、销售发票、退货发票或损耗记录的编号。这张单据不能取代那些单据,而是与它们相互对应。 |
| 变动原因 | 下拉列表:采购入库、客户退货、生产入库、分店调入、销售出库、退还供应商、生产领用 / 消耗出库、调拨至分店、损耗 / 破损出库。汇总工作表按此字段分别统计合计。 |
| 对方 | 送货来的供应商、收货的客户、被调拨的分店,或领取物料的员工。 |
| 库存编码 / 商品名称 | 与库存表中的编码保持一致;两个文件正是靠它关联起来。如果没有编码体系,可以在明细行中填写条码。 |
| 单位 / 数量 | 单位从下拉列表选择(件、kg、升、米、m²、箱、包、盒、套)。数量是该张单据上入库或出库的数量,而不是剩余库存。 |
| 单位成本 / 金额 | 单位成本是商品的进货成本;金额自动计算:数量 × 单位成本。出库也按成本计价,这样入库和出库金额就以同一标准比较。销售价格属于发票和价目表的范畴。 |
| 货架 / 备注 | 货物存放或取出的货架位置,以及对短缺或破损明细的备注。 |
| 交付人 / 接收人 / 仓库负责人 | 三个签字区。入库时,送货人交付、仓管员接收;出库则相反。没有签字的单据,在出现盘点差异时无法说明由谁负责。 |
| 单据台账与汇总 | 在“数据”工作表中,每个明细占一行,使用相同的单据编号。汇总:不重复的单据数、明细行数、合计,以及本月的入库和出库金额,并按变动原因分别列出金额。 |
如何使用？
- 下载文件,在“出入库单”工作表顶部填写你的公司名称、仓库名称和仓库负责人。
- 每当货物入库或出库,就给一个新的单据编号,选择日期和单据类型;如果有供应商送货单(irsaliye)、发票或记录,把编号填入“单据号”栏。
- 从列表中选择变动原因并填写对方;然后把每个商品按库存编码、名称、单位、数量和单位成本分行录入。入库时,对照送货单逐项清点,把短缺或破损的情况写在备注列;验收的步骤和检查清单见收货验收怎么做指南。
- 打印单据,让交付人和接收人同时签字;连同送货单(irsaliye)或发票的一份副本一起归档。如果销售出库的货物要发给客户,这张单据证明的是货物离开仓库;货物用哪辆车或哪家快递发出、是否在承诺的日期送达,请在发货跟踪表中跟踪。
- 把单据的每个明细以相同的单据编号加入“数据”工作表,并把数量记入你的库存表的“入库”或“出库”列。月末在汇总工作表中检查损耗和退货的金额。
适合哪些人？
- 从供应商处收货、并想留存签字交接记录的仓库、批发商和经销商
- 从中心仓库向分店发货、并希望双方对调拨都签字确认的连锁门店
- 把原料发往生产、把物料发往工地或发给员工的作坊和建筑公司
- 想逐张单据追查盘点差异来源的小型企业
常见问题
什么是仓库出入库单?
仓库出入库单是一份由双方签字的内部单据,针对每一次变动,记录进入或离开仓库的货物的种类、数量、变动原因,以及交付人和接收人。它显示库存记录依据的是哪一次变动,出现盘点差异时,它是首先要查的单据。
仓库出入库表单里应该有哪些内容?
至少包括:单据编号、日期、是入库还是出库、变动原因、对方、所依据的送货单(irsaliye)或发票编号、每个明细的库存编码、商品名称、单位和数量,以及交付人和接收人的姓名与签字。如果还填写成本,月末就能看到进出货物的价值是多少。
仓库出入库单能代替送货单或发票吗?
不能。这张单据是企业自己的内部记录;它不能取代货物运输和销售时必须开具的发货运单(sevk irsaliyesi)或发票等单据。哪种变动需要哪种正式单据,取决于你企业的具体情况,请咨询你的会计师。你可以把那张单据的编号填入单据的“单据号”栏,使两者相互对应。
仓库出入库台账怎么记?
每张单据的每个明细,作为台账中单独的一行,连同单据编号一起记录:日期、入库或出库、原因、对方、商品、数量和签字人。本模板的“数据”工作表就是这本台账;对某个商品名称做筛选,它的全部变动会按日期顺序显示。台账记录的是变动;要得到商品的剩余数量,请把变动记入库存表。
已经有库存表了,还有必要另外做单据吗?
库存表只显示结果:剩余数量。而单据则是通向这个结果的每一次变动的凭证。盘点时发现少了 5 件,如果表上只写着“出库 45”,你就查不出原因;而在单据里,可以看到是哪天、因为什么原因、由谁签字出库的。如何处理盘点差异,我们在库存盘点记录页面作了说明。
仓库或分店之间的调拨怎么记录?
发出方仓库以“调拨至分店”为原因开一张出库单,接收方仓库以“从分店 / 仓库调入”为原因开一张入库单;两张单据的编号互相写在对方的备注栏里。这样,通过比较两张单据的数量,就能看出货物有没有在途中丢失。
损耗或破损的货物怎么办理出库?
以“损耗 / 破损出库”为原因开一张出库单,在“单据号”栏填写损耗记录的编号,在备注栏写明原因;汇总工作表会在月末单独给出损耗金额。要计算损耗率,可以使用损耗率计算工具;损耗的会计处理,请咨询你的会计师。
仓库出入库管理可以用软件代替 Excel 吗?
如果每天只有几笔变动,这个 Excel 文件就够用了。变动数量增多后,先写单据、再另外录入库存表就成了重复劳动,错误也出在这里。在仓库管理软件中,录入采购、销售和退货的那一刻库存就会更新,每个商品的变动历史也会自动留存;Ofisx 库存管理支持带条码的采购、销售和退货、库存盘点以及变动历史。
模板免费吗,有 Word 或 PDF 版本吗?
是的,免费;不要求邮箱、注册或付款,不含水印,也没有单元格保护。文件是 Excel(.xlsx)格式,因为明细金额和合计是用公式计算的。你可以用 Excel、Google Sheets 或 LibreOffice 打开并打印,也可以用“另存为 PDF”转成 PDF。如果需要空白单据,删除示例明细后打印,手工填写即可。
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最后更新:2026年10月6日
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