Theo dõi kho Excel
Tự động tính tồn kho còn lại từ các lần nhập–xuất, cảnh báo mức tối thiểu và tổng giá trị tồn kho.
Mẫu phiếu nhập xuất kho (mẫu Excel)
Phiếu nhập xuất kho là chứng từ nội bộ ghi lại bằng văn bản và có chữ ký, cho một lần hàng hóa nhập vào hoặc xuất ra khỏi kho: hàng gì, bao nhiêu, vì sao di chuyển và ai giao cho ai. Bảng tồn kho trả lời câu hỏi "tôi đang có bao nhiêu"; còn phiếu trả lời câu hỏi "12 thùng sơn này nhập khi nào, qua tay ai, theo phiếu giao hàng (irsaliye) nào". Tab đầu tiên của tệp này chính là tờ phiếu để in: số phiếu, ngày, loại nhập hoặc xuất, số phiếu giao hàng hoặc số hóa đơn, lý do phát sinh, bên đối tác, bảng các mặt hàng, và ba ô chữ ký cho người giao, người nhận và thủ kho đã có sẵn; thành tiền từng mặt hàng và tổng cộng được tính bằng công thức. Tab thứ hai là sổ phiếu: mỗi mặt hàng của mỗi phiếu là một dòng riêng, nhờ đó bạn lọc ra được toàn bộ lần nhập và xuất của một sản phẩm. Tab Tổng hợp cho riêng giá trị nhập và xuất, tổng của tháng này và giá trị theo từng lý do phát sinh như mua hàng, bán hàng, điều chuyển, trả lại và hao hụt. Theo dõi tồn kho còn lại không phải việc của tệp này mà là của mẫu Excel theo dõi tồn kho; bạn cộng số lượng trên phiếu vào cột Nhập hoặc Xuất ở đó.
Tải miễn phí
Excel (.xlsx) · có sẵn công thức, danh sách thả xuống và cảnh báo màu · không cần đăng ký tài khoản.
📄 31 KB · .xlsx🧮 Công thức có sẵn🔓 Không mật khẩu, không hình mờ💳 Miễn phí
Mẫu có những cột nào?
| Cột | Công dụng |
|---|---|
| Số phiếu / Ngày | Số thứ tự của phiếu (ví dụ DF-2026-0146) và ngày phát sinh. Số phải tăng liên tục, không bỏ sót; phiếu bị mất hoặc xé là chỗ đầu tiên người ta xem khi giải thích chênh lệch kiểm kê. Nếu muốn dùng dãy số riêng cho nhập và xuất, hãy đặt tiền tố DG- và DÇ-. |
| Loại phiếu | Danh sách thả xuống: Nhập (hàng vào kho) hoặc Xuất (hàng ra khỏi kho). |
| Số chứng từ | Chứng từ bên ngoài làm căn cứ cho lần di chuyển: số phiếu giao hàng (irsaliye) của nhà cung cấp, hóa đơn bán hàng, hóa đơn trả hàng hoặc biên bản hao hụt. Phiếu không thay thế các chứng từ này mà được đối chiếu với chúng. |
| Lý do phát sinh | Danh sách thả xuống: nhập mua hàng, khách trả lại, nhập từ sản xuất, điều chuyển từ chi nhánh, xuất bán, trả lại nhà cung cấp, xuất cho sản xuất / tiêu hao, điều chuyển đến chi nhánh, xuất hao hụt / hư hỏng. Tab Tổng hợp chia các khoản tổng theo trường này. |
| Bên đối tác | Nhà cung cấp mang hàng đến, khách hàng nhận hàng, chi nhánh được điều chuyển hoặc nhân viên nhận vật tư. |
| Mã hàng / Tên sản phẩm | Ghi giống mã trong bảng tồn kho của bạn; đó là mối nối giữa hai tệp. Nếu chưa có hệ thống mã, bạn có thể ghi mã vạch vào dòng hàng. |
| Đơn vị / Số lượng | Đơn vị chọn từ danh sách thả xuống (cái, kg, lít, mét, m², thùng, gói, hộp, bộ). Số lượng là số nhập hoặc xuất trong phiếu đó, không phải tồn kho còn lại. |
| Giá vốn đơn vị / Thành tiền | Giá vốn đơn vị là giá vốn nhập của sản phẩm; thành tiền tự động: Số lượng × Giá vốn đơn vị. Hàng xuất cũng được định giá theo giá vốn, nhờ đó giá trị nhập và xuất được so sánh trên cùng một thước đo. Giá bán thuộc về hóa đơn và bảng giá. |
| Kệ / Ghi chú | Địa chỉ kệ nơi hàng được đặt vào hoặc lấy ra, và ghi chú về mặt hàng bị thiếu hoặc hư hỏng. |
| Người giao / Người nhận / Thủ kho | Ba ô chữ ký. Khi nhập, người mang hàng đến giao và thủ kho nhận; khi xuất thì ngược lại. Phiếu không có chữ ký sẽ không cho thấy ai chịu trách nhiệm khi có chênh lệch kiểm kê. |
| Sổ phiếu và Tổng hợp | Ở tab Dữ liệu, mỗi mặt hàng là một dòng, cùng số phiếu. Tổng hợp: số phiếu duy nhất, số dòng hàng, tổng cộng và giá trị nhập - xuất của tháng này, giá trị theo lý do phát sinh. |
Cách sử dụng?
- Tải tệp về và ghi tên doanh nghiệp, tên kho và thủ kho ở phần đầu tab "Phiếu nhập xuất kho".
- Mỗi khi hàng nhập hoặc xuất kho, hãy cấp một số phiếu mới, chọn ngày và loại phiếu; nếu có phiếu giao hàng của nhà cung cấp, hóa đơn hoặc biên bản thì ghi số của nó vào ô Số chứng từ.
- Chọn lý do phát sinh từ danh sách và ghi bên đối tác; sau đó nhập từng sản phẩm vào một dòng riêng với mã hàng, tên, đơn vị, số lượng và giá vốn đơn vị. Khi nhập, hãy đếm từng mặt hàng đối chiếu với phiếu giao hàng, ghi hàng thiếu hoặc hư hỏng vào cột ghi chú; các bước nhận hàng và danh sách kiểm tra có trong hướng dẫn cách nhận hàng vào kho.
- In phiếu, nhờ người giao và người nhận ký cùng lúc; lưu hồ sơ kèm một bản sao phiếu giao hàng hoặc hóa đơn. Nếu xuất bán và hàng được gửi cho khách, phiếu chứng minh việc xuất khỏi kho; còn hàng đi bằng xe nào hay dịch vụ chuyển phát nào, và có giao đúng ngày đã hứa hay không, hãy theo dõi trong bảng theo dõi vận chuyển.
- Thêm từng mặt hàng của phiếu vào tab "Dữ liệu" với cùng số phiếu và ghi số lượng vào cột Nhập hoặc Xuất của bảng theo dõi tồn kho của bạn. Cuối tháng, hãy kiểm tra giá trị hao hụt và trả lại ở tab Tổng hợp.
Phù hợp với ai?
- Kho, nhà bán buôn và nhà phân phối nhận hàng từ nhà cung cấp và muốn lưu biên bản giao nhận có chữ ký
- Chuỗi cửa hàng gửi hàng từ kho trung tâm đến các chi nhánh và muốn cả hai bên ký xác nhận việc điều chuyển
- Xưởng và công ty xây dựng xuất nguyên liệu cho sản xuất, xuất vật tư ra công trường hoặc cho nhân viên
- Doanh nghiệp nhỏ muốn truy theo từng phiếu xem chênh lệch kiểm kê phát sinh từ đâu
Câu hỏi thường gặp
Phiếu nhập xuất kho là gì?
Phiếu nhập xuất kho là chứng từ nội bộ do hai bên ký, ghi lại chủng loại, số lượng hàng nhập vào hoặc xuất ra khỏi kho, lý do phát sinh cùng người giao và người nhận cho một lần di chuyển. Nó cho thấy sổ tồn kho dựa trên lần di chuyển nào, và là chứng từ đầu tiên được xem khi có chênh lệch kiểm kê.
Một biểu mẫu nhập xuất kho cần có những gì?
Tối thiểu: số phiếu, ngày, nhập hay xuất, lý do phát sinh, bên đối tác, số phiếu giao hàng (irsaliye) hoặc hóa đơn làm căn cứ, với mỗi mặt hàng là mã hàng, tên sản phẩm, đơn vị và số lượng, cùng tên và chữ ký của người giao và người nhận. Nếu ghi cả giá vốn, cuối tháng bạn sẽ thấy giá trị hàng đã nhập và xuất là bao nhiêu.
Phiếu nhập xuất kho có thay thế phiếu giao hàng hoặc hóa đơn không?
Không. Phiếu này là bản ghi nội bộ của doanh nghiệp; nó không thay thế các chứng từ phải lập cho việc vận chuyển và bán hàng như phiếu giao hàng (sevk irsaliyesi) hay hóa đơn. Mỗi lần di chuyển cần chứng từ chính thức nào còn tùy tình hình doanh nghiệp của bạn; hãy hỏi kế toán viên về việc này. Bạn ghép hai loại với nhau bằng cách ghi số của chứng từ đó vào ô Số chứng từ của phiếu.
Giữ sổ nhập xuất kho như thế nào?
Mỗi mặt hàng của mỗi phiếu được ghi vào sổ thành một dòng riêng, kèm số phiếu: ngày, nhập hay xuất, lý do, bên đối tác, sản phẩm, số lượng và người ký. Tab Dữ liệu của mẫu này chính là cuốn sổ đó; khi lọc theo tên một sản phẩm, toàn bộ lần di chuyển của nó hiện ra theo thứ tự ngày. Sổ lưu các lần di chuyển; để biết số lượng còn lại của sản phẩm, hãy ghi các lần di chuyển vào bảng theo dõi tồn kho.
Đã có bảng theo dõi tồn kho thì có cần giữ thêm phiếu không?
Bảng tồn kho chỉ cho thấy kết quả: số lượng còn lại. Còn phiếu là bằng chứng cho từng lần di chuyển dẫn đến kết quả đó. Khi kiểm kê thiếu 5 cái, nếu trong bảng chỉ ghi "Xuất 45" thì bạn không tìm ra nguyên nhân; trong phiếu thì thấy được xuất vào ngày nào, vì lý do gì, với chữ ký của ai. Cách xử lý chênh lệch kiểm kê chúng tôi đã trình bày ở trang biên bản kiểm kê tồn kho.
Ghi việc điều chuyển giữa các kho hoặc chi nhánh như thế nào?
Kho gửi lập một phiếu xuất với lý do "Điều chuyển đến chi nhánh", kho nhận lập một phiếu nhập với lý do "Điều chuyển từ chi nhánh / kho"; số của hai phiếu được ghi vào ô Ghi chú của nhau. Nhờ vậy, bằng cách so số lượng trên hai phiếu, bạn thấy được hàng có bị thất lạc trên đường hay không.
Xuất hàng hao hụt hoặc hư hỏng như thế nào?
Hãy lập một phiếu xuất với lý do "Xuất hao hụt / hư hỏng", ghi số biên bản hao hụt vào ô Số chứng từ và nguyên nhân vào ô Ghi chú; tab Tổng hợp cho riêng giá trị hao hụt vào cuối tháng. Để tính tỷ lệ hao hụt, bạn có thể dùng công cụ tính tỷ lệ hao hụt; về cách hạch toán hao hụt, hãy hỏi kế toán viên của bạn.
Tôi có thể theo dõi nhập xuất kho bằng phần mềm thay cho Excel không?
Với vài lần di chuyển mỗi ngày thì tệp Excel này là đủ. Khi số lần di chuyển tăng lên, việc viết phiếu rồi lại nhập riêng vào bảng tồn kho trở thành làm hai lần và lỗi sẽ phát sinh ở đó. Trong phần mềm quản lý kho, tồn kho được cập nhật ngay khi nhập mua, bán và trả hàng, và lịch sử di chuyển của từng sản phẩm tự động được lưu; Ofisx Quản Lý Kho có nhập mua, bán và trả hàng bằng mã vạch, kiểm kê tồn kho và lịch sử di chuyển.
Mẫu có miễn phí không, và có bản Word hoặc PDF không?
Có, miễn phí; không yêu cầu email, đăng ký hay thanh toán, không có hình mờ hay khóa ô. Tệp ở định dạng Excel (.xlsx) vì thành tiền từng mặt hàng và các khoản tổng được tính bằng công thức. Bạn có thể mở bằng Excel, Google Sheets hoặc LibreOffice rồi in, hoặc chuyển sang PDF bằng "Lưu dưới dạng PDF". Để có phiếu trống, hãy xóa các mặt hàng mẫu, in ra và điền tay.
Mẫu liên quan
Excel theo dõi vận chuyển
Bảng theo dõi từng lô hàng xuất cho khách theo số phiếu giao hàng (irsaliye), số theo dõi xe hoặc vận chuyển và số thùng; có biểu mẫu vận chuyển in được, số ngày trễ và tỷ lệ giao đúng hạn theo khách hàng.
Biên bản kiểm kê tồn kho
Biên bản in được để nhóm kiểm kê ký, ghi lại việc kiểm kê diễn ra khi nào, ở đâu, do ai thực hiện và kết quả; các con số kết quả tự động lấy từ danh sách sản phẩm.
Excel kiểm kê kho
So sánh số lượng trên hệ thống với kiểm đếm thực tế; tự động báo cáo phần thiếu, phần thừa và giá trị thất thoát.
Cập nhật lần cuối: 6 tháng 10, 2026
Từ khóa tìm kiếm: phiếu nhập xuất khobiểu mẫu nhập xuất kho excelmẫu phiếu nhập xuất khosổ nhập xuất khobảng excel nhập xuất khophiếu nhập xuất vật tư