गोदाम आवक-जावक पर्ची का नमूना (Excel टेम्पलेट)

गोदाम आवक-जावक पर्ची एक आंतरिक दस्तावेज़ है, जिस पर दोनों पक्ष हस्ताक्षर करते हैं और जो गोदाम में आने या गोदाम से जाने वाले माल की किस्म, मात्रा, हलचल का कारण और सौंपने व प्राप्त करने वाले व्यक्तियों को एक ही हलचल के लिए दर्ज करता है। यह दिखाता है कि स्टॉक रिकॉर्ड किस हलचल पर आधारित हैं, और गिनती में अंतर निकलने पर सबसे पहले यही दस्तावेज़ देखा जाता है।

कम से कम ये: पर्ची संख्या, तारीख, आवक है या जावक, हलचल का कारण, दूसरा पक्ष, जिस डिलीवरी नोट (irsaliye) या बिल पर आधारित है उसकी संख्या, हर आइटम के लिए स्टॉक कोड, उत्पाद का नाम, इकाई और मात्रा, सौंपने वाले और प्राप्त करने वाले का नाम और हस्ताक्षर। यदि लागत भी लिखें तो महीने के अंत में दिखता है कि कितने मूल्य का माल आया और गया।

नहीं। यह पर्ची व्यवसाय का अपना आंतरिक रिकॉर्ड है; माल के परिवहन और बिक्री के लिए जो डिस्पैच डिलीवरी नोट (irsaliye) या बिल जैसे दस्तावेज़ बनाना ज़रूरी है, उनकी जगह यह नहीं लेती। किस हलचल में कौन-सा आधिकारिक दस्तावेज़ चाहिए, यह आपके व्यवसाय की स्थिति पर निर्भर है; इसके लिए अपने अकाउंटेंट से सलाह लें। पर्ची के दस्तावेज़ संख्या फ़ील्ड में उस दस्तावेज़ की संख्या लिखकर आप दोनों का मिलान करते हैं।

हर पर्ची का हर आइटम बही में अलग पंक्ति के रूप में, पर्ची संख्या के साथ लिखा जाता है: तारीख, आवक या जावक, कारण, दूसरा पक्ष, उत्पाद, मात्रा और हस्ताक्षर करने वाले। इस टेम्पलेट की डेटा शीट यही बही है; किसी उत्पाद के नाम पर फ़िल्टर लगाने पर उसकी सारी हलचल तारीख के क्रम में दिखती है। बही हलचल रखती है; उत्पाद की शेष मात्रा के लिए हलचल को स्टॉक ट्रैकिंग तालिका में दर्ज करें।

स्टॉक तालिका केवल नतीजा दिखाती है: शेष मात्रा। पर्ची उस नतीजे तक पहुँचाने वाली हर हलचल का प्रमाण है। गिनती में 5 नग कम निकलें और तालिका में केवल "जावक 45" लिखा हो, तो आप कारण नहीं ढूँढ सकते; पर्चियों में दिखता है कि वह किस दिन, किस कारण और किसके हस्ताक्षर से गया। गिनती के अंतर को कैसे बंद करें, यह हमने स्टॉक गिनती रिपोर्ट पेज पर बताया है।

भेजने वाला गोदाम "शाखा को ट्रांसफ़र" कारण से एक जावक पर्ची काटता है, प्राप्त करने वाला गोदाम "शाखा / गोदाम से ट्रांसफ़र" कारण से एक आवक पर्ची काटता है; दोनों पर्चियों की संख्या एक-दूसरे के टिप्पणी फ़ील्ड में लिखी जाती है। इस तरह दोनों पर्चियों की मात्राओं की तुलना करके देखा जा सकता है कि माल रास्ते में खोया तो नहीं।

"क्षति / नुकसान जावक" कारण से एक जावक पर्ची काटें, दस्तावेज़ संख्या फ़ील्ड में क्षति रिपोर्ट की संख्या और टिप्पणी फ़ील्ड में उसका कारण लिखें; सारांश शीट महीने के अंत में क्षति की राशि अलग देती है। क्षति (wastage) की दर निकालने के लिए आप क्षति दर गणना टूल का उपयोग कर सकते हैं; क्षति की अकाउंटिंग एंट्री के लिए अपने अकाउंटेंट से सलाह लें।

दिन में कुछ हलचल के लिए यह Excel फ़ाइल पर्याप्त है। हलचल बढ़ने पर पर्ची लिखकर फिर उसे अलग से स्टॉक तालिका में चढ़ाना दोहरा काम हो जाता है और गलती यहीं होती है। गोदाम ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर में ख़रीद, बिक्री और वापसी दर्ज करते ही स्टॉक अपडेट हो जाता है और हर उत्पाद का हलचल इतिहास अपने आप रखा जाता है; Ofisx स्टॉक मैनेजमेंट में बारकोड वाली ख़रीद, बिक्री और वापसी, स्टॉक की गिनती और हलचल इतिहास उपलब्ध है।

हाँ, यह मुफ़्त है; इसके लिए ईमेल, सदस्यता या भुगतान नहीं चाहिए, इसमें वॉटरमार्क और सेल सुरक्षा नहीं है। फ़ाइल Excel (.xlsx) स्वरूप में है क्योंकि आइटम की राशियाँ और जोड़ फ़ॉर्मूले से निकलते हैं। आप इसे Excel, Google Sheets या LibreOffice में खोलकर प्रिंट कर सकते हैं या "PDF के रूप में सेव करें" से PDF बना सकते हैं। खाली पर्ची के लिए नमूना आइटम मिटाकर प्रिंट करें और हाथ से भरें।