Gestione magazzino Excel
Calcola automaticamente la giacenza residua dai movimenti in entrata e in uscita, l'avviso di livello critico e il valore totale del magazzino.
Esempio di Buono di Carico e Scarico Magazzino (Modello Excel)
Il buono di carico e scarico magazzino è il documento interno che registra, per iscritto e con firma, un singolo movimento: che cosa è entrato in magazzino o ne è uscito, in che quantità, perché si è mosso e da chi a chi è stato consegnato. La tabella di giacenza vi dice «quanti pezzi ho»; il buono risponde a «questi 12 secchi di vernice quando sono entrati, per mano di chi, con quale documento di trasporto». La prima scheda di questo file è il buono da stampare: numero del buono, data, tipo carico o scarico, numero del documento di trasporto (DDT, «irsaliye» in turco) o della fattura, motivo del movimento, controparte, tabella delle righe e tre campi firma per chi consegna, chi riceve e il responsabile di magazzino; gli importi delle righe e il totale escono con le formule. La seconda scheda è il registro dei buoni: ogni riga di ogni buono è una riga separata, così potete vedere con un filtro tutti i carichi e gli scarichi di un prodotto. La scheda Riepilogo dà l'importo di carico e scarico, i totali del mese e, separatamente, l'importo per ogni motivo di movimento, come acquisto, vendita, trasferimento, reso e scarto. Tenere la giacenza residua non è compito di questo file ma del modello Excel di controllo scorte: la quantità del buono si aggiunge lì nella colonna Carico o Scarico.
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Quali colonne contiene il modello?
| Colonna | A cosa serve |
|---|---|
| N. buono / Data | Il numero progressivo del buono (es. DF-2026-0146) e il giorno del movimento. La numerazione deve crescere senza salti; un buono perso o strappato è la prima cosa che si controlla quando si spiega una differenza di inventario. Se volete serie separate per carico e scarico, usate i prefissi DG- e DÇ-. |
| Tipo di buono | Menu a tendina: Carico (merce che entra in magazzino) o Scarico (merce che esce dal magazzino). |
| N. documento | Il documento esterno su cui si basa il movimento: il numero del documento di trasporto del fornitore, della fattura di vendita, della nota di credito o del verbale di scarto. Il buono non sostituisce questi documenti, ma si abbina a essi. |
| Motivo del movimento | Menu a tendina: carico da acquisto, reso del cliente, carico da produzione, trasferimento da filiale, scarico per vendita, reso al fornitore, scarico per produzione / consumo, trasferimento a filiale, scarico per scarto / danno. La scheda Riepilogo separa i totali in base a questo campo. |
| Controparte | Il fornitore che porta la merce, il cliente che la riceve, la filiale a cui si trasferisce o il dipendente che ritira il materiale. |
| Codice articolo / Nome prodotto | Scrivetelo identico al codice nella vostra tabella di giacenza: è il legame che collega i due file. Se non avete un sistema di codici, nella riga potete scrivere il codice a barre. |
| Unità / Quantità | L'unità si sceglie da un menu a tendina (pezzo, kg, lt, metro, m², scatola grande, confezione, scatola, set). La quantità è quella in entrata o in uscita con quel buono, non la giacenza residua. |
| Costo unitario / Importo | Il costo unitario è il costo d'acquisto del prodotto; l'importo è automatico: Quantità × Costo unitario. Anche gli scarichi sono valorizzati al costo, così gli importi di carico e scarico si confrontano con lo stesso metro. Il prezzo di vendita riguarda la fattura e il listino prezzi. |
| Scaffale / Nota | L'indirizzo dello scaffale in cui la merce è stata riposta o da cui è stata prelevata, e la nota su una riga arrivata incompleta o danneggiata. |
| Chi consegna / Chi riceve / Responsabile di magazzino | Tre campi firma. In carico consegna chi porta la merce e riceve il magazziniere; in scarico il contrario. Un buono senza firme non indica chi è responsabile quando emerge una differenza di inventario. |
| Registro dei buoni e Riepilogo | Nella scheda Dati ogni riga di articolo è una riga, con lo stesso numero di buono. Riepilogo: numero di buoni distinti, righe di articolo, totale e importi di carico e scarico di questo mese, importo per motivo del movimento. |
Come si usa?
- Scaricate il file e, in alto nella scheda «Buono di Carico e Scarico», scrivete il nome della vostra azienda, il nome del magazzino e il responsabile di magazzino.
- Quando la merce entra o esce dal magazzino, assegnate un nuovo numero di buono, scegliete la data e il tipo di buono; se esiste un documento di trasporto del fornitore, una fattura o un verbale, scrivetene il numero nel campo N. documento.
- Scegliete il motivo del movimento dall'elenco e scrivete la controparte; poi inserite ogni prodotto in una riga separata con codice articolo, nome, unità, quantità e costo unitario. In carico contate la merce confrontandola voce per voce con il documento di trasporto e annotate nella colonna note quella mancante o danneggiata; i passi della ricezione e la lista di controllo sono nella guida come si fa la ricezione merci.
- Stampate il buono, fatelo firmare contemporaneamente a chi consegna e a chi riceve e archiviatelo insieme a una copia del documento di trasporto o della fattura. Nello scarico per vendita, se la merce viene spedita al cliente, il buono documenta l'uscita dal magazzino; con quale mezzo o corriere è partita la merce e se è stata consegnata nel giorno promesso, seguitelo nel foglio di controllo delle spedizioni.
- Aggiungete ogni riga del buono nella scheda «Dati» con lo stesso numero di buono e registrate le quantità nella colonna Carico o Scarico della vostra tabella di controllo scorte. A fine mese controllate nella scheda Riepilogo l'importo di scarti e resi.
Per chi è adatto?
- Magazzini, grossisti e distributori che ricevono merce dai fornitori e vogliono una registrazione di consegna firmata
- Catene di negozi che inviano merce dal magazzino centrale alle filiali e vogliono far firmare il trasferimento a entrambe le parti
- Laboratori e imprese edili che consegnano materie prime alla produzione o materiali al cantiere o al personale
- Piccole imprese che vogliono seguire, buono per buono, l'origine delle differenze di inventario
Domande frequenti
Che cos'è un buono di carico e scarico magazzino?
Il buono di carico e scarico magazzino è il documento interno, firmato da entrambe le parti, che registra per un singolo movimento il tipo e la quantità della merce entrata in magazzino o uscita, il motivo del movimento e le persone che consegnano e ricevono. Mostra su quale movimento si basano le registrazioni di magazzino ed è il primo documento che si controlla quando emerge una differenza di inventario.
Che cosa deve contenere un modulo di carico e scarico magazzino?
Almeno questo: numero del buono, data, se è carico o scarico, motivo del movimento, controparte, numero del documento di trasporto o della fattura su cui si basa, per ogni riga codice articolo, nome del prodotto, unità e quantità, nome e firma di chi consegna e di chi riceve. Se scrivete anche il costo, a fine mese vedete il valore della merce entrata e uscita.
Il buono di carico e scarico sostituisce il documento di trasporto o la fattura?
No. Questo buono è una registrazione interna dell'azienda; non sostituisce documenti come il documento di trasporto o la fattura, che vanno emessi per il trasporto e la vendita della merce. Quale documento ufficiale serva per ciascun movimento dipende dalla situazione della vostra azienda: per questo rivolgetevi al vostro commercialista. Scrivendo il numero di quel documento nel campo N. documento del buono, i due si abbinano.
Come si tiene il registro di carico e scarico magazzino?
Ogni riga di ogni buono si scrive nel registro come riga separata, con il numero del buono: data, carico o scarico, motivo, controparte, prodotto, quantità e firmatari. La scheda Dati di questo modello è quel registro; se filtrate per nome di un prodotto, vedete tutti i suoi movimenti in ordine di data. Il registro tiene i movimenti; per la quantità residua del prodotto, registrate i movimenti nella tabella di controllo scorte.
Se ho già una tabella di controllo scorte, serve anche tenere i buoni?
La tabella di giacenza mostra solo il risultato: la quantità residua. Il buono è la prova di ogni movimento che porta a quel risultato. Se all'inventario mancano 5 pezzi e nella tabella c'è scritto solo «Scarico 45», non ne trovate la causa; nei buoni invece si vede in quale giorno, per quale motivo e con la firma di chi è uscito. Come chiudere una differenza di inventario lo abbiamo spiegato nella pagina del verbale di inventario.
Come si registra un trasferimento tra magazzini o filiali?
Il magazzino mittente emette un buono di scarico con il motivo «Trasferimento a filiale», quello ricevente un buono di carico con il motivo «Trasferimento da filiale / magazzino»; il numero di ciascun buono si scrive nel campo Nota dell'altro. In questo modo, confrontando le quantità dei due buoni, si vede se la merce si è persa per strada.
Come si scarica merce di scarto o danneggiata?
Emettete un buono di scarico con il motivo «Scarico per scarto / danno», scrivete nel campo N. documento il numero del verbale di scarto e nel campo Nota la causa; a fine mese la scheda Riepilogo dà a parte l'importo degli scarti. Per calcolare la percentuale di scarto potete usare lo strumento di calcolo della percentuale di scarto; per la registrazione contabile dello scarto, consultate il vostro commercialista.
Posso gestire carichi e scarichi con un programma invece che con Excel?
Per pochi movimenti al giorno questo file Excel basta. Quando i movimenti aumentano, scrivere il buono e poi registrarlo di nuovo nella tabella di giacenza diventa un doppio lavoro e gli errori nascono proprio lì. Nei programmi di gestione del magazzino la giacenza si aggiorna nel momento in cui si inseriscono acquisto, vendita e reso, e lo storico dei movimenti di ogni prodotto viene tenuto in automatico; in Ofisx Gestione Magazzino ci sono acquisti, vendite e resi con codice a barre, inventario e storico dei movimenti.
Il modello è gratuito? Esiste in Word o PDF?
Sì, è gratuito; non richiede e-mail, iscrizione o pagamento e non contiene filigrana né protezione delle celle. Il file è in formato Excel (.xlsx) perché gli importi delle righe e i totali sono calcolati con formule. Potete aprirlo con Excel, Fogli Google o LibreOffice e stamparlo, oppure convertirlo in PDF con «Salva come PDF». Per un buono in bianco, cancellate le righe di esempio, stampate e compilate a mano.
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Ultimo aggiornamento: 6 ottobre 2026
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