কর্মচারী অগ্রিম ট্র্যাকিং Excel টেমপ্লেট

প্রতিটি লেনদেন এক সারিতে লিখুন: তারিখ, কর্মচারী, লেনদেন (অগ্রিম দেওয়া হয়েছে, বেতন থেকে কাটা হয়েছে, নগদ ফেরত), বেতনের মাস ও পরিমাণ। অগ্রিম ব্যালেন্স বাড়ায়, বাকি দুটি কমায়; কর্মচারীর অবশিষ্ট অগ্রিম হলো ওই ব্যক্তির সারিগুলোর যোগফল। এই টেমপ্লেটে এই যোগফল SUMIFS ফর্মুলায় প্রতিটি সারিতে চলে এবং ব্যক্তির শেষ সারিতে খোলা বা বন্ধ লেখে, ফলে আলাদা শিট না খুলেই সবার ব্যালেন্স দেখতে পান।

বেতন দেওয়ার দিন ওই বেতন থেকে কাটা অঙ্ক "বেতন থেকে কাটা হয়েছে" সারিতে, বেতনের মাস ও কত নম্বর কিস্তি তা লিখে দিন; অবশিষ্ট অগ্রিম কলাম নিজে থেকেই কমে যাবে। কিস্তির অঙ্ক অগ্রিম দেওয়ার সময়ই রসিদের "ফেরতের পরিকল্পনা" সারিতে লিখে রাখলে পরে "কত কাটার কথা ছিল" তর্ক এড়ানো যায়। কর্তন বেতন হিসাবে কীভাবে প্রতিফলিত হবে এবং এক মাসে সর্বোচ্চ কত কাটা যাবে—এসব আপনার প্রতিষ্ঠানের অবস্থার ওপর নির্ভর করে; এ বিষয়ে আপনার হিসাবরক্ষকের পরামর্শ নিন।

অগ্রিম রসিদ হলো কর্মচারীকে দেওয়া অগ্রিমের পরিমাণ, তারিখ ও ফেরতের ধরন দেখানো একটি নথি, যাতে টাকা গ্রহণকারী কর্মচারী স্বাক্ষর করেন। হ্যাঁ, এই ফাইলের প্রথম ট্যাব একটি প্রিন্টযোগ্য অগ্রিম রসিদের নমুনা: রসিদ নম্বর, কর্মচারী ও তার পদ, অঙ্কে ও কথায় পরিমাণ, পেমেন্টের ধরন, কারণ, ফেরতের পরিকল্পনা, আগের খোলা অগ্রিম এবং দুটি স্বাক্ষরের ঘর তৈরি আছে। কর্মচারী ছাড়া অন্যদের একবারের পেমেন্টের (দৈনিক মজুরি, ফেরত, ছোট সেবা) জন্য পেমেন্ট ভাউচার টেমপ্লেট বেশি উপযুক্ত।

দুটিতেই প্রতিষ্ঠান থেকে টাকা বের হওয়ার জন্য প্রাপকের স্বাক্ষর নেওয়া হয়। পেমেন্ট ভাউচার সব ধরনের একবারের পেমেন্টের সাধারণ নথি; অগ্রিম রসিদ কেবল কর্মচারীকে ভবিষ্যতে বেতন থেকে কাটার শর্তে দেওয়া টাকার জন্য এবং তাতে ফেরতের পরিকল্পনা থাকে। পার্থক্য পরে প্রকাশ পায়: পেমেন্ট ভাউচারে দেওয়া টাকা ব্যয় হিসেবে বন্ধ হয়ে যায়, আর অগ্রিম বেতন থেকে কাটা না হওয়া পর্যন্ত কর্মচারীর খোলা ব্যালেন্স হিসেবে অনুসরণ করা হয়। তাই এই তালিকায় অগ্রিম ব্যক্তি ধরে ট্র্যাক করা হয়।

কর্মচারী কলামে ওই ব্যক্তির নামে ফিল্টার দিন: তার সব অগ্রিম, কর্তন ও ফেরত তারিখ অনুযায়ী দেখতে পাবেন; অবশিষ্ট অগ্রিম কলামের শেষ মানটিই তার বর্তমান ব্যালেন্স। সবার ব্যালেন্স একসাথে দেখতে বর্তমান অবস্থা কলামটি "খোলা" দিয়ে ফিল্টার করুন। নাম প্রতিটি সারিতে একই লেখা জরুরি, নইলে ব্যালেন্স দুই ভাগ হয়ে যায়।

এই টেমপ্লেট অগ্রিমে মনোযোগ দেয়; বেতন নিজে নয়, বেতন থেকে কাটা অগ্রিম অনুসরণ করে। বেতনের অঙ্ক ট্র্যাক করতে চাইলে ডেটা ট্যাবে "নিট বেতন" ও "প্রদেয়" কলাম যোগ করে প্রদেয় অঙ্ক নিট বেতন বিয়োগ ওই মাসের কর্তন হিসেবে হিসাব করতে পারেন; বেতন হিসাব নিজে (কর, সামাজিক নিরাপত্তা অবদান SGK) এই ফাইলের আওতার বাইরে। অগ্রিম ক্যাশ থেকে নগদ বের হলে একই অঙ্ক দৈনিক ক্যাশ খাতায়ও বহির্গমন হিসেবে লিখুন, যাতে ক্যাশ গণনা মেলে।

তালিকা আপনাকে সঠিক অঙ্কটি দেয়: ব্যক্তির শেষ সারির অবশিষ্ট অগ্রিম। এই অঙ্ক শেষ বেতন বা অন্যান্য পাওনা থেকে কীভাবে সমন্বয় করা হবে তা চাকরির চুক্তি ও আইনের ওপর নির্ভর করে; বিদায়ের কাজ করার আগে আপনার হিসাবরক্ষক বা একজন আইনজীবীর পরামর্শ নিন। সমন্বয় করা অঙ্ক "বেতন থেকে কাটা হয়েছে" এবং হাতে পাওয়া অঙ্ক "নগদ ফেরত" সারি হিসেবে লিখে ব্যালেন্স বন্ধ করুন।

হ্যাঁ, এটি বিনামূল্যে; ইমেইল, সদস্যপদ বা পেমেন্ট লাগে না, ওয়াটারমার্ক ও সেল সুরক্ষা নেই। ফাইলটি Excel (.xlsx) ফরম্যাটে, কারণ অবশিষ্ট অগ্রিম ও সারাংশ ফর্মুলায় হিসাব হয়। Excel, Google Sheets বা LibreOffice-এ খুলতে পারেন, অগ্রিম রসিদ সরাসরি প্রিন্ট করতে পারেন বা "PDF হিসেবে সংরক্ষণ" দিয়ে PDF করতে পারেন।