Облік авансів персоналу — це відстеження по кожній людині, кому, коли і скільки грошей видано до дня зарплати та яка частина з якої зарплати утримана, щоб знати, скільки авансового боргу має кожен працівник перед бізнесом на певну дату. У малому бізнесі найчастіша проблема не у видачі авансу, а в його утриманні: другий внесок за авансом, виданим три місяці тому, забувається або одна й та сама сума утримується двічі. Цей файл розв'язує це одним списком: кожен аванс, кожне утримання із зарплати та кожне повернення готівкою — окремий рядок; стовпець «Залишок авансу» веде баланс кожного працівника за його рядками, а в останньому рядку показує ВІДКРИТО або ЗАКРИТО. Перша вкладка — розписка про аванс для друку, яку працівник підписує під час видачі, з рядком плану повернення; вкладка «Підсумок» показує загальну суму незакритих авансів, кількість людей із незакритим авансом, а також суми, видані й утримані цього місяця.
Excel (.xlsx) · формули, випадні списки й кольорові сповіщення вже налаштовані · реєстрація не потрібна.
| Стовпець | Для чого потрібен |
|---|---|
| Дата | День, коли аванс видано, утримано із зарплати або повернуто готівкою. Для утримання із зарплати впишіть день виплати зарплати. |
| Працівник | Прізвище та ім'я працівника. У кожному рядку воно має бути написане літера в літеру однаково; «Ayşe Demir» і «Ayşe D.» вважатимуться двома різними людьми, і баланс розділиться. |
| Операція | Випадний список: Аванс виданий, Утримано із зарплати, Повернення готівкою. Аванс збільшує баланс, два інших — зменшують. |
| Розрахунковий період | Місяць, до якого належить аванс або утримання (напр. «Жовтень 2026»). Для авансу в розстрочку тут видно, який внесок з якої зарплати утримано. |
| Опис | Причина авансу та план повернення («2 рівні внески із зарплати за вересень і жовтень»), а для утримання — який це за номером внесок. |
| Спосіб оплати | Чи аванс виданий готівкою, чи переказом; для утримання із зарплати можна залишити порожнім. |
| Сума | Видана, утримана або повернена сума; завжди вводиться як додатне число, а знак визначає стовпець «Операція». |
| Номер документа | Для авансу — номер розписки (AV-0024), для утримання із зарплати — розрахунковий період відомості, для повернення готівкою — номер квитанції про отримання оплати. |
| Вплив на баланс | Автоматично: аванс записується зі знаком «плюс», утримання та повернення — зі знаком «мінус». |
| Залишок авансу (працівник) | Автоматично: сума всіх операцій цього працівника від першого його рядка у списку до поточного, тобто незакритий аванс на цю дату. |
| Поточний стан | Автоматично й лише в ОСТАННЬОМУ рядку працівника: ВІДКРИТО (є авансовий борг), ЗАКРИТО (обнулено) або УТРИМАНО ЗАЙВЕ (утримано більше, ніж видано, перевірте). |
| Розписка про аванс (перша вкладка) | Номер розписки, дата, працівник і посада, сума цифрами й прописом, спосіб оплати, причина авансу, план повернення, попередній незакритий аванс і два підписи. |
Записуйте кожну операцію одним рядком: дата, працівник, операція (аванс виданий, утримано із зарплати, повернення готівкою), розрахунковий період і сума. Аванс збільшує баланс, два інші зменшують його; залишок авансу працівника — це сума його рядків. У цьому шаблоні така сума накопичується в кожному рядку за формулою SUMIFS, а в останньому рядку людини показується ВІДКРИТО або ЗАКРИТО, тож баланс кожного видно без окремих аркушів.
У день виплати зарплати внесіть утриману з неї суму рядком «Утримано із зарплати», вказавши розрахунковий період і номер внеску; стовпець «Залишок авансу» зменшиться автоматично. Якщо суму внеску записати в рядок «План повернення» розписки під час видачі авансу, пізніших суперечок «скільки мали утримати» не буде. Те, як утримання відображається у відомості та яку максимальну суму можна утримати за місяць, залежить від ситуації вашого бізнесу; з цих питань зверніться до свого бухгалтера.
Розписка про аванс — це документ, що показує суму, дату та спосіб повернення авансу, виданого працівникові, і який підписує працівник, що отримав гроші. Так, перша вкладка цього файлу — це зразок розписки про аванс для друку: готові номер розписки, працівник і посада, сума цифрами й прописом, спосіб оплати, причина, план повернення, попередній незакритий аванс і два поля для підписів. Для разових виплат особам, які не є працівниками (денна оплата, повернення коштів, дрібна послуга), більше підійде шаблон квитанції про виплату.
В обох випадках отримувач грошей підписує документ про вибуття коштів із бізнесу. Квитанція про виплату — загальний документ для будь-якої разової виплати; розписка про аванс стосується лише грошей, виданих працівникові з подальшим утриманням із його зарплати, і містить план повернення. Різниця проявляється потім: виплачені кошти закриваються як витрата, а аванс відстежується як незакритий баланс працівника, доки його не утримають із зарплати. Тому в цій таблиці аванс ведеться по кожній людині.
У стовпці «Працівник» відфільтруйте за його іменем: ви побачите всі аванси, утримання та повернення в хронологічному порядку; останнє значення стовпця «Залишок авансу» — це поточний баланс. Щоб побачити баланси всіх разом, відфільтруйте стовпець «Поточний стан» за значенням «ВІДКРИТО». Ім'я в кожному рядку має бути написане однаково, інакше баланс розділиться на два.
Цей шаблон зосереджений на авансах: він відстежує не саму зарплату, а аванс, утриманий із зарплати. Якщо хочете відстежувати суми зарплати, додайте на вкладку «Дані» стовпці «Чиста зарплата» та «До виплати» й розрахуйте суму до виплати як чисту зарплату мінус утримання за цей місяць; сам розрахунок відомості (податки, соціальні внески) виходить за межі цього файлу. Якщо аванс виходить готівкою з каси, запишіть ту саму суму як витрату й у свою денну касову книгу, щоб касовий підрахунок сходився.
Таблиця дасть вам точну суму: залишок авансу в останньому рядку цього працівника. Те, як цю суму буде зараховано з останньої зарплати чи інших належних виплат, залежить від трудового договору та законодавства; перед оформленням звільнення зверніться до свого бухгалтера або юриста. Зараховану суму внесіть рядком «Утримано із зарплати», суму, отриману готівкою, — рядком «Повернення готівкою» і закрийте баланс.
Так, він безкоштовний: не вимагає ні електронної пошти, ні реєстрації, ні оплати, не містить водяних знаків і захисту клітинок. Файл у форматі Excel (.xlsx), бо залишок авансу та підсумок розраховуються за формулами. Його можна відкрити в Excel, Google Sheets або LibreOffice, роздрукувати розписку про аванс одразу або зберегти як PDF.
Квитанція, яка дає змогу отримувачу підписати факт отримання коштів, що вибули з бізнесу готівкою, переказом або чеком; друкується у двох примірниках, а список виданих квитанцій і підсумок за видами витрат — на окремих вкладках.
Веде надходження й видачу готівки в касі день за днем; автоматично знаходить різницю між підрахунком на кінець дня та книгою.
Квитанція, яка документує отриманий від клієнта платіж із датою, порядковим номером, сумою (цифрами й прописом), способом оплати та залишком боргу; друкується у двох примірниках, а список виданих квитанцій — на окремій вкладці.
Автоматично відстежує, яке майно в якого працівника, плановану дату повернення та загальну вартість закріпленого майна.
Останнє оновлення: 3 жовтня 2026
Пошукові запити: облік авансів персоналу excelтаблиця обліку авансів персоналу excelоблік зарплати й авансів персоналу excelзразок розписки про аванс excelформа авансу персоналу excelоблік авансів excel