Plantilla de control de anticipos al personal en Excel

Anote cada movimiento en una sola fila: fecha, empleado, operación (anticipo entregado, descontado de nómina, devolución en efectivo), período de nómina e importe. El anticipo aumenta el saldo y las otras dos operaciones lo reducen; el anticipo pendiente de un empleado es la suma de sus filas. En esta plantilla esa suma se calcula en cada fila con la fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) y en la última fila de la persona aparece ABIERTO o CERRADO, de modo que ve el saldo de todos sin abrir hojas separadas.

El día que pague la nómina, introduzca el importe descontado de esa nómina con una fila «Descontado de nómina», indicando el período de nómina y qué número de cuota es; la columna Anticipo pendiente disminuye automáticamente. Anotar el importe de la cuota en la línea «Plan de devolución» del recibo al entregar el anticipo evita después la discusión de «cuánto había que descontar». Cómo se refleja el descuento en la nómina y cuánto puede descontarse como máximo en un mes depende de la situación de su negocio; consulte a su asesor fiscal.

El recibo de anticipo es el documento que recoge el importe, la fecha y la forma de devolución del anticipo entregado a un empleado, y que firma el empleado que recibe el dinero. Sí, la primera hoja de este archivo es un ejemplo imprimible de recibo de anticipo: n.º de recibo, empleado y puesto, importe en cifras y en letras, forma de pago, motivo, plan de devolución, anticipo pendiente anterior y dos campos de firma, todo listo. Para pagos puntuales a personas ajenas a la plantilla (jornal, devolución, pequeño servicio) es más adecuada la plantilla de recibo de pago.

Ambos hacen firmar a quien recibe el dinero una salida de dinero del negocio. El recibo de pago es el documento general de cualquier pago puntual; el recibo de anticipo es exclusivo del dinero entregado a un empleado para descontarlo después de su nómina e incluye un plan de devolución. La diferencia aparece después: el dinero pagado se cierra como gasto, mientras que el anticipo se controla como saldo abierto del empleado hasta que se descuenta de la nómina. Por eso en esta hoja el anticipo se sigue por persona.

Filtre la columna Empleado por su nombre: verá por orden de fecha todos sus anticipos, descuentos y devoluciones; el último valor de la columna Anticipo pendiente es su saldo actual. Para ver el saldo de todos a la vez, filtre la columna Estado actual por «ABIERTO». Es imprescindible escribir el nombre igual en cada fila; de lo contrario, el saldo se divide en dos.

Esta plantilla se centra en el anticipo; no sigue la nómina en sí, sino el anticipo que se descuenta de ella. Si quiere seguir los importes de las nóminas, puede añadir a la hoja Datos las columnas «Salario neto» y «A pagar» y calcular el importe a pagar como salario neto menos el descuento de ese mes; el cálculo de la nómina en sí (impuestos, seguridad social) queda fuera del alcance de este archivo. Si el anticipo sale en efectivo de la caja, anote el mismo importe también como salida en su libro diario de caja, para que el arqueo de caja cuadre.

La hoja le da el importe exacto: el Anticipo pendiente de la última fila de la persona. Cómo se compensa ese importe con la última nómina u otros créditos depende del contrato de trabajo y de la normativa; antes de tramitar la baja, consulte a su asesor fiscal o a un abogado. Introduzca el importe compensado como fila «Descontado de nómina» y el importe recibido en mano como fila «Devolución en efectivo», y cierre el saldo.

Sí, es gratuita; no pide correo electrónico, registro ni pago, y no incluye marca de agua ni protección de celdas. El archivo está en formato Excel (.xlsx) porque el anticipo pendiente y el resumen se calculan con fórmulas. Puede abrirlo con Excel, Google Sheets o LibreOffice, imprimir directamente el recibo de anticipo o convertirlo a PDF con «Guardar como PDF».