Ricevuta di Pagamento
Ricevuta stampabile in due copie con cui chi riceve il denaro firma per un pagamento in contanti, bonifico o assegno in uscita dall'azienda; l'elenco delle ricevute emesse e il totale per tipo di spesa sono in schede separate.
Modello Excel Gestione Anticipi al Personale
Tenere traccia degli anticipi al personale significa seguire, dipendente per dipendente, a chi è stato dato il denaro prima del giorno di paga, quando e quanto, e da quale stipendio è stato trattenuto quanto, in modo da sapere in ogni momento quanto anticipo deve ancora restituire ciascun dipendente all'azienda. Nella piccola impresa il problema più frequente non è dare l'anticipo, ma trattenerlo: la seconda rata di un anticipo concesso tre mesi prima viene dimenticata oppure lo stesso importo viene trattenuto due volte. Questo file lo risolve con un unico elenco: ogni anticipo, ogni trattenuta sullo stipendio e ogni restituzione in contanti è una riga a sé; la colonna “Anticipo residuo” calcola il saldo di ciascun dipendente dalle sue righe e nell'ultima riga riporta APERTO o CHIUSO. La prima scheda è la ricevuta di anticipo stampabile, con riga per il piano di rimborso, che farete firmare al dipendente al momento della consegna; la scheda Riepilogo mostra il totale degli anticipi aperti, il numero di persone con anticipo non ancora chiuso e gli importi erogati e trattenuti nel mese.
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Quali colonne contiene il modello?
| Colonna | A cosa serve |
|---|---|
| Data | Il giorno in cui l'anticipo è stato dato, trattenuto sullo stipendio o restituito in contanti. Per la trattenuta sullo stipendio scrivete il giorno in cui è stato pagato lo stipendio. |
| Dipendente | Nome e cognome del dipendente. Deve essere scritto in ogni riga esattamente allo stesso modo; “Ayşe Demir” e “Ayşe D.” vengono contati come due persone diverse e il saldo si divide. |
| Operazione | Elenco a discesa: Anticipo erogato, Trattenuto dallo stipendio, Restituzione in contanti. L'anticipo aumenta il saldo, gli altri due lo diminuiscono. |
| Periodo di paga | Il mese a cui si riferisce l'anticipo o la trattenuta (es. “Ottobre 2026”). Per un anticipo rateale qui vedete quale rata è stata trattenuta da quale stipendio. |
| Descrizione | Il motivo dell'anticipo e il piano di rimborso (“2 rate uguali sugli stipendi di settembre e ottobre”); per la trattenuta, quale rata è. |
| Modalità di pagamento | Se l'anticipo è dato in contanti o con bonifico; può restare vuoto per la trattenuta sullo stipendio. |
| Importo | L'importo erogato, trattenuto o restituito, sempre scritto in positivo; il segno lo determina la colonna Operazione. |
| N. documento | Per l'anticipo il numero della ricevuta (AV-0024), per la trattenuta il periodo della busta paga, per la restituzione in contanti il numero della ricevuta di incasso. |
| Effetto sul saldo | Automatico: l'anticipo viene scritto come positivo, la trattenuta e la restituzione come negativi. |
| Anticipo residuo (dipendente) | Automatico: la somma di tutti i movimenti di quel dipendente dalla sua prima riga nell'elenco fino a questa riga, cioè l'anticipo aperto a quella data. |
| Stato attuale | Automatico e compilato solo nell'ULTIMA riga del dipendente: APERTO (c'è un debito per anticipo), CHIUSO (azzerato) oppure TRATTENUTO IN ECCESSO (è stato trattenuto più di quanto erogato, controllate). |
| Ricevuta di anticipo (prima scheda) | Numero ricevuta, data, dipendente e mansione, importo in cifre e in lettere, modalità di pagamento, motivo dell'anticipo, piano di rimborso, anticipo aperto precedente e due firme. |
Come si usa?
- Scaricate il file e scrivete il nome, l'indirizzo e il telefono della vostra azienda sopra la scheda “Ricevuta anticipo”.
- Quando date un anticipo, compilate la ricevuta: il numero segue quello precedente, l'importo in cifre e in lettere, il motivo e il piano di rimborso (“in un'unica soluzione sullo stipendio di ottobre” oppure “3 rate uguali”). Nella riga dell'anticipo aperto precedente scrivete l'anticipo residuo del dipendente indicato nella scheda Dati.
- Stampate la ricevuta, fatela firmare al dipendente al momento della consegna del denaro e conservatela; aggiungete lo stesso anticipo nella scheda “Dati” come riga “Anticipo erogato”.
- Il giorno in cui pagate lo stipendio, inserite l'importo trattenuto da quello stipendio con una riga “Trattenuto dallo stipendio”; se il dipendente restituisce il denaro in contanti, aprite una riga “Restituzione in contanti” e rilasciategli una ricevuta di incasso.
- Prima di preparare gli stipendi, filtrate la colonna Stato attuale su “APERTO”: vengono elencati tutti quelli con anticipo non ancora chiuso e l'importo residuo. La scheda Riepilogo mostra il totale degli anticipi aperti e i movimenti del mese.
Per chi è adatto?
- Commercianti, negozi e ristoranti che danno anticipi ai dipendenti prima del giorno di paga e vogliono vedere chi ha preso quanto in un'unica lista invece che su un quaderno
- Piccole imprese che dividono un anticipo rateale su più stipendi e non vogliono dimenticare quale rata è stata trattenuta
- Datori di lavoro la cui busta paga è preparata da un commercialista esterno e che a fine mese devono consegnargli l'elenco “a chi trattenere quanto questo mese”
- Filiali e cantieri che vogliono dare gli anticipi al personale in contanti dalla cassa e documentarli con una ricevuta firmata
Domande frequenti
Come si tiene il registro degli anticipi al personale in Excel?
Scrivete ogni movimento in una riga: data, dipendente, operazione (anticipo erogato, trattenuto dallo stipendio, restituzione in contanti), periodo di paga e importo. L'anticipo aumenta il saldo, gli altri due lo diminuiscono; l'anticipo residuo del dipendente è la somma delle sue righe. In questo modello tale somma scorre in ogni riga con la formula SOMMA.PIÙ.SE (SUMIFS) e nell'ultima riga della persona compare APERTO oppure CHIUSO, così vedete il saldo di tutti senza aprire fogli separati.
Come si trattiene un anticipo dallo stipendio?
Il giorno in cui pagate lo stipendio, inserite l'importo trattenuto da quello stipendio con una riga “Trattenuto dallo stipendio”, indicando il periodo di paga e quale rata è; la colonna Anticipo residuo diminuisce da sola. Scrivere l'importo della rata nella riga “Piano di rimborso” della ricevuta quando date l'anticipo evita poi discussioni su “quanto si doveva trattenere”. Come la trattenuta debba essere riflessa in busta paga e quanto si possa trattenere al massimo in un mese dipende dalla situazione della vostra azienda; per questo rivolgetevi al vostro commercialista.
Che cos'è una ricevuta di anticipo e in questo file ce n'è un esempio?
La ricevuta di anticipo è il documento che riporta importo, data e modalità di rimborso dell'anticipo dato al dipendente e che viene firmato dal dipendente che riceve il denaro. Sì, la prima scheda di questo file è un esempio di ricevuta di anticipo stampabile: numero ricevuta, dipendente e mansione, importo in cifre e in lettere, modalità di pagamento, motivo, piano di rimborso, anticipo aperto precedente e due campi firma sono già pronti. Per pagamenti una tantum a persone diverse dal personale (paga a giornata, rimborso, piccolo servizio) è più adatto il modello di ricevuta di pagamento in uscita.
Qual è la differenza tra ricevuta di anticipo e ricevuta di pagamento in uscita?
Entrambe fanno firmare a chi riceve il denaro l'uscita di denaro dall'azienda. La ricevuta di pagamento in uscita è il documento generale per qualsiasi pagamento singolo; la ricevuta di anticipo riguarda invece solo il denaro dato a un dipendente per essere trattenuto in futuro dal suo stipendio e comprende un piano di rimborso. La differenza emerge dopo: il denaro pagato con la ricevuta di uscita si chiude come spesa, mentre l'anticipo viene seguito come saldo aperto del dipendente finché non è trattenuto dallo stipendio. Per questo in questo foglio l'anticipo è seguito persona per persona.
Come si vede il debito residuo di un dipendente che ha ricevuto più anticipi?
Filtrate la colonna Dipendente sul suo nome: vedete in ordine di data tutti i suoi anticipi, trattenute e restituzioni; l'ultimo valore della colonna Anticipo residuo è il suo saldo attuale. Per vedere insieme il saldo di tutti, filtrate la colonna Stato attuale su “APERTO”. È indispensabile che il nome sia scritto allo stesso modo in ogni riga, altrimenti il saldo si divide in due.
Posso gestire stipendi e anticipi del personale nello stesso file?
Questo modello si concentra sugli anticipi; non segue lo stipendio in sé, ma l'anticipo trattenuto dallo stipendio. Se volete seguire anche gli importi degli stipendi, potete aggiungere alla scheda Dati le colonne “Stipendio netto” e “Da pagare” e calcolare l'importo da pagare come stipendio netto meno la trattenuta di quel mese; il calcolo della busta paga in sé (imposte, SGK, l'istituto previdenziale turco) esula dallo scopo di questo file. Se l'anticipo esce in contanti dalla cassa, scrivete lo stesso importo come uscita anche nel registro di cassa giornaliero, così il conteggio di cassa torna.
Che fine fa l'anticipo residuo di un dipendente che lascia l'azienda?
Il foglio vi dà l'importo esatto: l'Anticipo residuo nell'ultima riga della persona. Come questo importo possa essere compensato con l'ultimo stipendio o con altri crediti dipende dal contratto di lavoro e dalla normativa; prima di eseguire le pratiche di cessazione rivolgetevi al vostro commercialista o a un giurista. Inserite l'importo compensato come riga “Trattenuto dallo stipendio” e quello ricevuto in contanti come riga “Restituzione in contanti”, e chiudete il saldo.
Il modello è gratuito? Esiste in Word o PDF?
Sì, è gratuito; non richiede e-mail, registrazione o pagamento e non contiene filigrana né protezione delle celle. Il file è in formato Excel (.xlsx) perché l'anticipo residuo e il riepilogo sono calcolati con formule. Potete aprirlo con Excel, Fogli Google o LibreOffice e stampare direttamente la ricevuta di anticipo, oppure convertirla in PDF con “Salva come PDF”.
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