Η παρακολούθηση προκαταβολών προσωπικού σημαίνει να καταγράφετε, εργαζόμενο προς εργαζόμενο, σε ποιον δόθηκαν χρήματα πριν από την ημέρα της πληρωμής του μισθού, πότε και πόσα, και πόσα παρακρατήθηκαν από ποιον μισθό, ώστε να γνωρίζετε πόση προκαταβολή χρωστά κάθε εργαζόμενος στην επιχείρηση σε κάθε χρονική στιγμή. Στη μικρή επιχείρηση το συχνότερο πρόβλημα δεν είναι η χορήγηση της προκαταβολής αλλά η παρακράτησή της: η δεύτερη δόση μιας προκαταβολής που δόθηκε πριν από τρεις μήνες ξεχνιέται ή το ίδιο ποσό παρακρατείται δύο φορές. Αυτό το αρχείο το λύνει με μία λίστα: κάθε προκαταβολή, κάθε παρακράτηση από μισθό και κάθε επιστροφή τοις μετρητοίς είναι ξεχωριστή γραμμή· η στήλη «Υπόλοιπο Προκαταβολής» προχωρά το υπόλοιπο κάθε εργαζομένου από τις δικές του γραμμές και στην τελευταία γραμμή γράφει ΑΝΟΙΧΤΟ ή ΚΛΕΙΣΤΟ. Η πρώτη καρτέλα είναι εκτυπώσιμη απόδειξη προκαταβολής με γραμμή προγράμματος αποπληρωμής, που δίνετε στον εργαζόμενο να υπογράψει κατά τη χορήγηση· η καρτέλα Σύνοψη δείχνει το συνολικό ανοιχτό ποσό προκαταβολών, τον αριθμό των ατόμων με ανοιχτή προκαταβολή και τα ποσά που δόθηκαν και παρακρατήθηκαν αυτόν τον μήνα.
Excel (.xlsx) · με έτοιμους τύπους, αναπτυσσόμενες λίστες και έγχρωμες ειδοποιήσεις · δεν απαιτείται εγγραφή.
| Στήλη | Τι κάνει |
|---|---|
| Ημερομηνία | Η ημέρα που δόθηκε η προκαταβολή, παρακρατήθηκε από τον μισθό ή επιστράφηκε τοις μετρητοίς. Στην παρακράτηση από μισθό γράψτε την ημέρα πληρωμής του μισθού. |
| Εργαζόμενος | Ονοματεπώνυμο του εργαζομένου. Πρέπει να γράφεται ακριβώς με τον ίδιο τρόπο σε κάθε γραμμή· το «Ayşe Demir» και το «Ayşe D.» μετρώνται ως δύο διαφορετικά άτομα και το υπόλοιπο χωρίζεται. |
| Ενέργεια | Αναπτυσσόμενη λίστα: Δόθηκε προκαταβολή, Παρακράτηση από μισθό, Επιστροφή τοις μετρητοίς. Η προκαταβολή αυξάνει το υπόλοιπο, τα άλλα δύο το μειώνουν. |
| Περίοδος Μισθού | Ο μήνας στον οποίο ανήκει η προκαταβολή ή η παρακράτηση (π.χ. «Οκτώβριος 2026»). Σε προκαταβολή με δόσεις βλέπετε από εδώ ποια δόση παρακρατήθηκε από ποιον μισθό. |
| Περιγραφή | Ο λόγος της προκαταβολής και το πρόγραμμα αποπληρωμής («2 ίσες δόσεις από τον μισθό Σεπτεμβρίου και Οκτωβρίου»), και στην παρακράτηση ποια δόση είναι. |
| Τρόπος Πληρωμής | Αν η προκαταβολή δόθηκε τοις μετρητοίς ή με έμβασμα· στην παρακράτηση από μισθό μπορεί να μείνει κενό. |
| Ποσό | Το ποσό που δόθηκε, παρακρατήθηκε ή επιστράφηκε, γράφεται πάντα θετικό· το πρόσημο το καθορίζει η στήλη Ενέργεια. |
| Αρ. παραστατικού | Στην προκαταβολή ο αριθμός απόδειξης (AV-0024), στην παρακράτηση από μισθό η περίοδος μισθοδοσίας, στην επιστροφή τοις μετρητοίς ο αριθμός της απόδειξης είσπραξης. |
| Επίδραση στο Υπόλοιπο | Αυτόματα: η προκαταβολή γράφεται ως συν, η παρακράτηση και η επιστροφή ως πλην. |
| Υπόλοιπο Προκαταβολής (εργαζόμενος) | Αυτόματα: το άθροισμα όλων των κινήσεων του εργαζομένου από την πρώτη του γραμμή στη λίστα ως αυτή τη γραμμή, δηλαδή η ανοιχτή προκαταβολή εκείνη την ημερομηνία. |
| Τρέχουσα Κατάσταση | Αυτόματα και συμπληρώνεται μόνο στην ΤΕΛΕΥΤΑΙΑ γραμμή του εργαζομένου: ΑΝΟΙΧΤΟ (υπάρχει οφειλή προκαταβολής), ΚΛΕΙΣΤΟ (μηδενίστηκε) ή ΥΠΕΡΒΟΛΙΚΗ ΚΡΑΤΗΣΗ (παρακρατήθηκε περισσότερο από όσο δόθηκε, ελέγξτε). |
| Απόδειξη Προκαταβολής (πρώτη καρτέλα) | Αρ. απόδειξης, ημερομηνία, εργαζόμενος και θέση, ποσό in αριθμούς και ολογράφως, τρόπος πληρωμής, λόγος της προκαταβολής, πρόγραμμα αποπληρωμής, προηγούμενη ανοιχτή προκαταβολή και δύο υπογραφές. |
Γράψτε κάθε κίνηση ως μία γραμμή: ημερομηνία, εργαζόμενος, ενέργεια (δόθηκε προκαταβολή, παρακράτηση από μισθό, επιστροφή τοις μετρητοίς), περίοδος μισθού και ποσό. Η προκαταβολή αυξάνει το υπόλοιπο, τα άλλα δύο το μειώνουν· η εναπομένουσα προκαταβολή του εργαζομένου είναι το άθροισμα των γραμμών του. Σε αυτό το πρότυπο το άθροισμα αυτό προχωρά σε κάθε γραμμή με τον τύπο SUMIFS και στην τελευταία γραμμή του ατόμου γράφει ΑΝΟΙΧΤΟ ή ΚΛΕΙΣΤΟ, ώστε να βλέπετε το υπόλοιπο όλων χωρίς να ανοίγετε ξεχωριστά φύλλα.
Την ημέρα που πληρώνετε τον μισθό, καταχωρίστε το ποσό που παρακρατείται από αυτόν με γραμμή «Παρακράτηση από μισθό», γράφοντας την περίοδο μισθού και ποια δόση είναι· η στήλη Υπόλοιπο Προκαταβολής μειώνεται αυτόματα. Αν γράψετε το ποσό της δόσης στη γραμμή «Πρόγραμμα αποπληρωμής» της απόδειξης όταν δίνετε την προκαταβολή, προλαβαίνετε την κατοπινή διαφωνία «πόσο θα παρακρατούνταν». Το πώς θα εμφανιστεί η παρακράτηση στη μισθοδοσία και πόσο το πολύ μπορεί να παρακρατηθεί σε έναν μήνα εξαρτώνται από την περίπτωση της επιχείρησής σας· για αυτά συμβουλευτείτε τον λογιστή σας.
Η απόδειξη προκαταβολής είναι το έγγραφο που δείχνει το ποσό, την ημερομηνία και τον τρόπο αποπληρωμής της προκαταβολής που δόθηκε σε εργαζόμενο και υπογράφεται από τον εργαζόμενο που παίρνει τα χρήματα. Ναι, η πρώτη καρτέλα αυτού του αρχείου είναι δείγμα εκτυπώσιμης απόδειξης προκαταβολής: αρ. απόδειξης, εργαζόμενος και θέση, ποσό in αριθμούς και ολογράφως, τρόπος πληρωμής, λόγος, πρόγραμμα αποπληρωμής, προηγούμενη ανοιχτή προκαταβολή και δύο πεδία υπογραφής είναι έτοιμα. Για εφάπαξ πληρωμές σε άτομα εκτός προσωπικού (ημερομίσθιο, επιστροφή, μικρή υπηρεσία) το πρότυπο απόδειξης πληρωμής (tediye makbuzu) είναι καταλληλότερο.
Και οι δύο κάνουν τον αποδέκτη να υπογράφει για την έξοδο χρημάτων από την επιχείρηση. Η απόδειξη πληρωμής είναι το γενικό έγγραφο για κάθε εφάπαξ πληρωμή· η απόδειξη προκαταβολής αφορά αποκλειστικά χρήματα που δίνονται σε εργαζόμενο για να παρακρατηθούν αργότερα από τον μισθό του και περιλαμβάνει πρόγραμμα αποπληρωμής. Η διαφορά φαίνεται αργότερα: τα χρήματα που πληρώνονται κλείνουν ως έξοδο, ενώ η προκαταβολή παρακολουθείται ως ανοιχτό υπόλοιπο του εργαζομένου μέχρι να παρακρατηθεί από τον μισθό. Γι' αυτό η προκαταβολή παρακολουθείται σε αυτό το φύλλο ανά άτομο.
Φιλτράρετε τη στήλη Εργαζόμενος με το όνομά του: βλέπετε με χρονολογική σειρά όλες τις προκαταβολές, τις παρακρατήσεις και τις επιστροφές του· η τελευταία τιμή της στήλης Υπόλοιπο Προκαταβολής είναι το τρέχον υπόλοιπό του. Για να δείτε το υπόλοιπο όλων μαζί, φιλτράρετε τη στήλη Τρέχουσα Κατάσταση με «ΑΝΟΙΧΤΟ». Είναι απαραίτητο το όνομα να γράφεται ίδιο σε κάθε γραμμή, αλλιώς το υπόλοιπο χωρίζεται στα δύο.
Αυτό το πρότυπο εστιάζει στην προκαταβολή· δεν παρακολουθεί τον ίδιο τον μισθό, αλλά την προκαταβολή που παρακρατείται από αυτόν. Αν θέλετε να παρακολουθείτε τα ποσά των μισθών, προσθέστε στην καρτέλα Δεδομένα τις στήλες «Καθαρός μισθός» και «Πληρωτέο» και υπολογίστε το πληρωτέο ως καθαρό μισθό μείον την παρακράτηση του μήνα· ο ίδιος ο υπολογισμός της μισθοδοσίας (φόρος, ασφαλιστικές εισφορές SGK) είναι εκτός του πεδίου αυτού του αρχείου. Αν η προκαταβολή βγαίνει τοις μετρητοίς από το ταμείο, γράψτε το ίδιο ποσό ως έξοδο και στο ημερήσιο ταμειακό βιβλίο σας, ώστε να βγαίνει η καταμέτρηση του ταμείου.
Το φύλλο σας δίνει το ακριβές ποσό: το Υπόλοιπο Προκαταβολής στην τελευταία γραμμή του ατόμου. Το πώς θα συμψηφιστεί αυτό το ποσό με τον τελευταίο μισθό ή με άλλες απαιτήσεις εξαρτάται από τη σύμβαση εργασίας και τη νομοθεσία· πριν προχωρήσετε στις διαδικασίες αποχώρησης, συμβουλευτείτε τον λογιστή σας ή νομικό. Καταχωρίστε το ποσό που συμψηφίστηκε ως γραμμή «Παρακράτηση από μισθό» και το ποσό που εισπράχθηκε τοις μετρητοίς ως γραμμή «Επιστροφή τοις μετρητοίς» και κλείστε το υπόλοιπο.
Ναι, είναι δωρεάν· δεν ζητά email, εγγραφή ή πληρωμή και δεν περιέχει υδατογράφημα ή προστασία κελιών. Το αρχείο είναι σε μορφή Excel (.xlsx) επειδή η εναπομένουσα προκαταβολή και η σύνοψη υπολογίζονται με τύπους. Μπορείτε να το ανοίξετε με Excel, Google Sheets ή LibreOffice, να εκτυπώσετε απευθείας την απόδειξη προκαταβολής ή να τη μετατρέψετε σε PDF με «Αποθήκευση ως PDF».
Εκτυπώσιμη απόδειξη σε δύο αντίτυπα που ζητά από το πρόσωπο που λαμβάνει τα χρήματα να υπογράψει για τη μετρητή, τραπεζική ή επιταγή πληρωμή που βγαίνει από την επιχείρηση· η λίστα των αποδείξεων και το σύνολο ανά κατηγορία εξόδου βρίσκονται σε ξεχωριστές καρτέλες.
Τηρεί ημέρα προς ημέρα τα μετρητά που μπαίνουν και βγαίνουν από το ταμείο· βρίσκει αυτόματα τη διαφορά ανάμεσα στο τέλος ημέρας μέτρημα και στο βιβλίο.
Εκτυπώσιμη απόδειξη σε δύο αντίτυπα που τεκμηριώνει την πληρωμή που λάβατε από πελάτη με ημερομηνία, αύξοντα αριθμό, ποσό (σε αριθμούς και ολογράφως), τρόπο πληρωμής και υπόλοιπο οφειλής· η λίστα των αποδείξεων που εκδόθηκαν βρίσκεται σε ξεχωριστή καρτέλα.
Παρακολουθεί αυτόματα ποιο πάγιο βρίσκεται σε ποιον εργαζόμενο, την προγραμματισμένη ημερομηνία επιστροφής και τη συνολική αξία των ειδών που έχουν ανατεθεί.
Τελευταία ενημέρωση: 3 Οκτωβρίου 2026
Όροι αναζήτησης: παρακολούθηση προκαταβολών προσωπικού excelφύλλο παρακολούθησης προκαταβολών προσωπικού excelπαρακολούθηση μισθών και προκαταβολών προσωπικού excelδείγμα απόδειξης προκαταβολής excelφόρμα προκαταβολής προσωπικού excelπαρακολούθηση προκαταβολών excel