Szablon Excel ewidencji zaliczek dla pracowników

Wpisuj każdą operację w jednym wierszu: data, pracownik, operacja (wypłacono zaliczkę, potrącono z wypłaty, zwrot gotówką), okres wypłaty i kwota. Zaliczka zwiększa saldo, pozostałe dwie operacje je zmniejszają; pozostała zaliczka pracownika to suma jego wierszy. W tym szablonie suma ta jest liczona w każdym wierszu formułą SUMA.WARUNKÓW (SUMIFS), a w ostatnim wierszu osoby pojawia się OTWARTA lub ZAMKNIĘTA, dzięki czemu widzisz saldo wszystkich bez otwierania osobnych arkuszy.

W dniu wypłaty pensji wpisz kwotę potrąconą z tej pensji jako wiersz „Potrącono z wypłaty”, podając okres wypłaty i numer raty; kolumna Pozostała zaliczka zmniejszy się automatycznie. Wpisanie kwoty raty w wierszu „Plan spłaty” pokwitowania już przy wypłacie zaliczki zapobiega późniejszym sporom, ile miało być potrącone. To, jak potrącenie ująć na liście płac i ile maksymalnie można potrącić w miesiącu, zależy od sytuacji Twojej firmy; w tej sprawie skonsultuj się z księgowym.

Pokwitowanie zaliczki to dokument pokazujący kwotę, datę i sposób spłaty zaliczki wypłaconej pracownikowi, podpisany przez pracownika odbierającego pieniądze. Tak, pierwsza karta tego pliku to wzór pokwitowania do wydruku: numer pokwitowania, pracownik i stanowisko, kwota liczbą i słownie, forma płatności, powód, plan spłaty, poprzednia otwarta zaliczka i dwa pola na podpisy są gotowe. Dla jednorazowych wypłat na rzecz osób innych niż pracownicy (dniówka, zwrot, drobna usługa) lepiej nadaje się szablon dowodu wypłaty (tediye makbuzu).

Oba dokumenty potwierdzają wypłatę pieniędzy z firmy podpisem odbiorcy. Dowód wypłaty (tediye makbuzu) to ogólny dokument każdej jednorazowej płatności; pokwitowanie zaliczki dotyczy wyłącznie pieniędzy wypłaconych pracownikowi z zamiarem późniejszego potrącenia z pensji i zawiera plan spłaty. Różnica ujawnia się później: wypłacone pieniądze księgowane są jako koszt i sprawa jest zamknięta, a zaliczka do czasu potrącenia z pensji jest śledzona jako otwarte saldo pracownika. Dlatego w tym arkuszu zaliczki są prowadzone osobno dla każdej osoby.

Przefiltruj kolumnę Pracownik po jego nazwisku: zobaczysz wszystkie jego zaliczki, potrącenia i zwroty w kolejności dat; ostatnia wartość kolumny Pozostała zaliczka to jego aktualne saldo. Aby zobaczyć salda wszystkich naraz, przefiltruj kolumnę Aktualny status po „OTWARTA”. Nazwisko musi być w każdym wierszu zapisane tak samo, w przeciwnym razie saldo się rozdzieli.

Ten szablon skupia się na zaliczkach; nie śledzi samej pensji, tylko zaliczkę potrącaną z pensji. Jeśli chcesz śledzić kwoty pensji, dodaj na karcie Dane kolumny „Pensja netto” i „Do wypłaty” i policz kwotę do wypłaty jako pensję netto minus potrącenie w danym miesiącu; samo rozliczenie listy płac (podatek, składki na ubezpieczenia społeczne – SGK) wykracza poza zakres tego pliku. Jeśli zaliczka wychodzi z kasy w gotówce, wpisz tę samą kwotę jako wydatek także w swoim dziennym dzienniku kasowym, aby inwentaryzacja kasy się zgadzała.

Arkusz poda dokładną kwotę: Pozostała zaliczka w ostatnim wierszu osoby. To, jak ta kwota zostanie potrącona z ostatniej pensji lub innych należności, zależy od umowy o pracę i przepisów; przed dokonaniem rozliczenia końcowego skonsultuj się z księgowym lub prawnikiem. Wpisz potrąconą kwotę jako wiersz „Potrącono z wypłaty”, a kwotę przyjętą gotówką jako „Zwrot gotówką” i zamknij saldo.

Tak, jest bezpłatny; nie wymaga e-maila, konta ani płatności i nie zawiera znaku wodnego ani ochrony komórek. Plik jest w formacie Excel (.xlsx), ponieważ pozostała zaliczka i podsumowanie są liczone formułami. Możesz otworzyć go w Excelu, Google Sheets lub LibreOffice, wydrukować pokwitowanie zaliczki bezpośrednio albo zapisać jako PDF.