قالب Excel لمتابعة سلف الموظفين

اكتبوا كل حركة في سطر واحد: التاريخ، الموظف، العملية (صرف سلفة، خصم من الراتب، سداد نقدي)، فترة الراتب، والمبلغ. السلفة تزيد الرصيد والآخران ينقصانه؛ والسلفة المتبقية للموظف هي مجموع سطوره. وفي هذا القالب يجري هذا المجموع في كل سطر بالصيغة SUMIFS، ويكتب في آخر سطر للشخص «مفتوحة» أو «مغلقة»، فترون رصيد الجميع دون فتح ورقة منفصلة لكل موظف.

في يوم صرف الراتب أدخلوا المبلغ المخصوم من ذلك الراتب بسطر «خصم من الراتب» مع كتابة فترة الراتب ورقم القسط؛ فينقص عمود «السلفة المتبقية» تلقائيًا. وكتابة مبلغ القسط في سطر «خطة السداد» بالإيصال عند صرف السلفة تمنع لاحقًا الجدال حول «كم كان سيُخصم». أما كيفية إدراج الخصم في كشف الرواتب والحد الأقصى الذي يجوز خصمه في الشهر الواحد فيتوقفان على وضع منشأتكم؛ استشيروا في ذلك محاسبكم القانوني.

إيصال السلفة مستند يبيّن مبلغ السلفة المصروفة للعامل وتاريخها وطريقة سدادها، ويوقّع عليه الموظف الذي استلم المبلغ. نعم، التبويب الأول من هذا الملف نموذج إيصال سلفة قابل للطباعة: رقم الإيصال، الموظف ومسمّاه الوظيفي، المبلغ بالأرقام والحروف، طريقة الدفع، السبب، خطة السداد، السلفة المفتوحة السابقة، وخانتا التوقيع جاهزة. أما المدفوعات لمرة واحدة لغير الموظفين (أجرة يومية، استرداد، خدمة صغيرة) فالأنسب لها قالب إيصال الصرف.

كلاهما يُوقّعه المستلم عند خروج مال من المنشأة. إيصال الصرف هو المستند العام لأي دفعة منفردة؛ أما إيصال السلفة فخاص بالمبلغ المعطى للعامل ليُخصم من راتبه لاحقًا، ويتضمن خطة سداد. ويظهر الفرق فيما بعد: فالمبلغ المصروف بإيصال صرف يُقفل كمصروف، أما السلفة فتُتابع كرصيد مفتوح على الموظف حتى تُخصم من الراتب. ولهذا تُتابع السلف في هذا الجدول على مستوى كل موظف.

صفّوا عمود «الموظف» على اسمه: ترون كل سلفه وخصوماته وسداداته بترتيب التاريخ؛ والقيمة الأخيرة في عمود «السلفة المتبقية» هي رصيده الحالي. ولرؤية رصيد الجميع معًا صفّوا عمود «الحالة الحالية» على «مفتوحة». ويجب أن يُكتب الاسم بالطريقة نفسها في كل سطر، وإلا انقسم الرصيد إلى قسمين.

يركّز هذا القالب على السلف؛ فهو لا يتابع الراتب نفسه بل السلفة المخصومة منه. وإن أردتم متابعة مبالغ الرواتب فأضيفوا إلى تبويب «البيانات» عمودي «صافي الراتب» و«المستحق الدفع» واحسبوا المستحق بصافي الراتب ناقص خصم ذلك الشهر؛ أما حساب كشف الرواتب نفسه (الضرائب والتأمينات الاجتماعية SGK) فخارج نطاق هذا الملف. وإذا خرجت السلفة نقدًا من الصندوق فسجّلوا المبلغ نفسه كمصروف في دفتر الصندوق اليومي أيضًا، ليبقى جرد الصندوق مضبوطًا.

الجدول يعطيكم المبلغ الدقيق: السلفة المتبقية في آخر سطر للموظف. أما كيفية مقاصّة هذا المبلغ من الراتب الأخير أو المستحقات الأخرى فمسألة تتعلق بعقد العمل والتشريعات؛ فاستشيروا محاسبكم القانوني أو مختصًا قانونيًا قبل إجراءات إنهاء الخدمة. ثم أدخلوا المبلغ الذي جرت مقاصّته بسطر «خصم من الراتب» والمبلغ المستلم نقدًا بسطر «سداد نقدي» لإغلاق الرصيد.

نعم، إنه مجاني؛ لا يطلب بريدًا إلكترونيًا ولا عضوية ولا دفعًا، ولا يتضمن علامة مائية ولا حماية للخلايا. الملف بصيغة Excel (.xlsx) لأن السلفة المتبقية والملخص تُحسب بالصيغ. يمكنكم فتحه بـ Excel أو Google Sheets أو LibreOffice، وطباعة إيصال السلفة مباشرة، أو تحويله إلى PDF بخيار «حفظ بصيغة PDF».