ملازمین کی ایڈوانس ٹریکنگ Excel ٹیمپلیٹ

ہر حرکت کو ایک لائن میں لکھیں: تاریخ، ملازم، لین دین (ایڈوانس دیا گیا، تنخواہ سے کاٹا گیا، نقد واپسی)، تنخواہ کی مدت اور رقم۔ ایڈوانس بیلنس بڑھاتا ہے، باقی دو گھٹاتے ہیں؛ ملازم کا بقایا ایڈوانس اس شخص کی لائنوں کا مجموعہ ہوتا ہے۔ اس ٹیمپلیٹ میں یہ مجموعہ SUMIFS فارمولے سے ہر لائن میں چلتا ہے اور شخص کی آخری لائن میں کھلا یا بند لکھ دیتا ہے، یوں الگ الگ شیٹ کھولے بغیر آپ سب کا بیلنس دیکھ لیتے ہیں۔

جس دن تنخواہ ادا کریں، اس تنخواہ سے کاٹی گئی رقم "تنخواہ سے کاٹا گیا" کی لائن میں، تنخواہ کی مدت اور قسط نمبر لکھ کر درج کریں؛ بقایا ایڈوانس کا کالم خود بخود گھٹ جاتا ہے۔ قسط کی رقم ایڈوانس دیتے وقت رسید کی "واپسی کا منصوبہ" لائن میں لکھ دینا بعد میں "کتنا کٹنا تھا" والی بحث سے بچاتا ہے۔ کٹوتی پے رول میں کیسے ظاہر ہوگی اور ایک ماہ میں زیادہ سے زیادہ کتنی کٹ سکتی ہے جیسے معاملات آپ کے کاروبار کی صورتحال پر منحصر ہیں؛ اس کے لیے اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں۔

ایڈوانس رسید وہ دستاویز ہے جو ملازم کو دیے گئے ایڈوانس کی رقم، تاریخ اور واپسی کا طریقہ دکھاتی ہے اور جس پر رقم لینے والا ملازم دستخط کرتا ہے۔ جی ہاں، اس فائل کا پہلا ٹیب پرنٹ کے قابل ایڈوانس رسید کی مثال ہے: رسید نمبر، ملازم اور اس کا عہدہ، رقم ہندسوں اور الفاظ میں، ادائیگی کا طریقہ، وجہ، واپسی کا منصوبہ، پچھلا کھلا ایڈوانس اور دو دستخط کے خانے تیار ہیں۔ ملازمین کے علاوہ دوسرے افراد کو کی جانے والی ایک بار کی ادائیگیوں (یومیہ اجرت، رقم کی واپسی، چھوٹی خدمات) کے لیے ادائیگی کی رسید کا ٹیمپلیٹ زیادہ موزوں ہے۔

دونوں میں کاروبار سے رقم نکلنے پر رقم لینے والے سے دستخط کروائے جاتے ہیں۔ ادائیگی کی رسید ہر قسم کی ایک بار کی ادائیگی کی عمومی دستاویز ہے؛ ایڈوانس رسید صرف ملازم کو، آگے چل کر اس کی تنخواہ سے کاٹنے کے لیے دی گئی رقم کے لیے مخصوص ہے اور اس میں واپسی کا منصوبہ شامل ہوتا ہے۔ فرق بعد میں ظاہر ہوتا ہے: ادا کی گئی رقم خرچ کے طور پر بند ہو جاتی ہے، جبکہ ایڈوانس تنخواہ سے کٹنے تک ملازم کے کھلے بیلنس کے طور پر دیکھا جاتا ہے۔ اسی لیے اس جدول میں ایڈوانس فرد کی بنیاد پر ٹریک ہوتا ہے۔

ملازم کے کالم میں اس شخص کے نام پر فلٹر لگائیں: اس کے تمام ایڈوانس، کٹوتیاں اور واپسیاں تاریخ کی ترتیب سے نظر آ جاتی ہیں؛ بقایا ایڈوانس کے کالم کی آخری قیمت اس کا موجودہ بیلنس ہے۔ سب کا بیلنس ایک ساتھ دیکھنے کے لیے موجودہ حالت کے کالم کو "کھلا" کے لحاظ سے فلٹر کریں۔ نام ہر لائن میں ایک ہی طرح لکھنا ضروری ہے، ورنہ بیلنس دو حصوں میں بٹ جاتا ہے۔

یہ ٹیمپلیٹ ایڈوانس پر مرکوز ہے؛ تنخواہ کو نہیں بلکہ تنخواہ سے کٹنے والے ایڈوانس کو ٹریک کرتا ہے۔ تنخواہ کی رقمیں ٹریک کرنی ہوں تو ڈیٹا ٹیب میں "خالص تنخواہ" اور "قابل ادائیگی" کے کالم شامل کر کے قابل ادائیگی رقم کو خالص تنخواہ منفی اس ماہ کی کٹوتی کے طور پر حساب کر سکتے ہیں؛ پے رول کا حساب خود (ٹیکس، SGK یعنی سوشل سیکورٹی) اس فائل کے دائرے سے باہر ہے۔ ایڈوانس کیش سے نقد نکلتا ہو تو وہی رقم اپنی روزانہ کیش بک میں بھی اخراج کے طور پر لکھیں تاکہ کیش کی گنتی درست رہے۔

جدول آپ کو قطعی رقم دیتا ہے: شخص کی آخری لائن میں بقایا ایڈوانس۔ اس رقم کو آخری تنخواہ یا دوسری واجب الادا رقوم سے کیسے منہا کیا جائے، یہ ملازمت کے معاہدے اور قانون پر منحصر معاملہ ہے؛ روانگی کی کارروائی سے پہلے اپنے اکاؤنٹنٹ یا کسی قانونی ماہر سے مشورہ کریں۔ منہا کی گئی رقم "تنخواہ سے کاٹا گیا" اور نقد لی گئی رقم "نقد واپسی" کی لائن کے طور پر درج کر کے بیلنس بند کر دیں۔

جی ہاں، مفت ہے؛ ای میل، رکنیت یا ادائیگی نہیں مانگتا، اس میں واٹر مارک اور سیل پروٹیکشن نہیں ہے۔ فائل Excel (.xlsx) فارمیٹ میں ہے کیونکہ بقایا ایڈوانس اور خلاصہ فارمولوں سے حساب ہوتے ہیں۔ Excel، Google Sheets یا LibreOffice میں کھول سکتے ہیں، ایڈوانس رسید براہ راست پرنٹ کر سکتے ہیں یا "PDF کے طور پر محفوظ کریں" سے PDF بنا سکتے ہیں۔