Le suivi des avances du personnel consiste à savoir, salarié par salarié, à qui l'argent versé avant le jour de paie a été donné, quand, combien, quelle part a été retenue sur quel salaire, et donc combien chaque salarié doit encore à l'entreprise au titre des avances à une date donnée. Dans une petite entreprise, le problème le plus fréquent n'est pas de verser l'avance, mais de la déduire : la deuxième échéance d'une avance versée trois mois plus tôt est oubliée, ou le même montant est retenu deux fois. Ce fichier règle cela avec une seule liste : chaque avance, chaque retenue sur salaire et chaque remboursement en main propre occupe une ligne distincte ; la colonne « Avance restante » fait évoluer le solde de chaque salarié à partir de ses propres lignes et affiche OUVERTE ou SOLDÉE sur sa dernière ligne. Le premier onglet est un reçu d'avance imprimable, avec une ligne pour le plan de remboursement, que vous faites signer au salarié lors du versement ; l'onglet Synthèse affiche le total des avances ouvertes, le nombre de personnes dont l'avance n'est pas soldée et les montants versés et retenus ce mois-ci.
Excel (.xlsx) · formules, listes déroulantes et alertes colorées déjà en place · sans inscription.
| Colonne | À quoi elle sert |
|---|---|
| Date | Le jour où l'avance a été versée, retenue sur le salaire ou remboursée en main propre. Pour une retenue sur salaire, indiquez le jour de paiement du salaire. |
| Salarié | Nom et prénom du salarié. Il doit être écrit exactement de la même façon à chaque ligne ; « Ayşe Demir » et « Ayşe D. » sont comptés comme deux personnes différentes et le solde est scindé. |
| Opération | Liste déroulante : Avance versée, Déduit du salaire, Remboursement en espèces. L'avance augmente le solde, les deux autres le diminuent. |
| Période de paie | Le mois auquel se rapporte l'avance ou la retenue (ex. « Octobre 2026 »). Pour une avance en plusieurs échéances, vous voyez ici quelle échéance a été retenue sur quel salaire. |
| Description | Motif de l'avance et plan de remboursement (« 2 échéances égales sur les salaires de septembre et d'octobre ») ; pour une retenue, numéro de l'échéance. |
| Mode de paiement | Espèces ou virement lors du versement de l'avance ; peut rester vide pour une retenue sur salaire. |
| Montant | Montant versé, retenu ou remboursé, toujours saisi en positif ; c'est la colonne Opération qui détermine le signe. |
| N° de pièce | Pour une avance, le numéro du reçu (AV-0024) ; pour une retenue sur salaire, la période de paie ; pour un remboursement en main propre, le numéro du reçu d'encaissement. |
| Effet sur le solde | Automatique : l'avance est comptée en plus, la retenue et le remboursement en moins. |
| Avance restante (salarié) | Automatique : somme de tous les mouvements du salarié depuis sa première ligne de la liste jusqu'à cette ligne, c'est-à-dire l'avance ouverte à cette date. |
| État actuel | Automatique, et rempli uniquement sur la DERNIÈRE ligne du salarié : OUVERTE (reste une avance à rembourser), SOLDÉE (ramenée à zéro) ou TROP PRÉLEVÉ (retenu plus que versé, à vérifier). |
| Reçu d'avance (premier onglet) | N° de reçu, date, salarié et fonction, montant en chiffres et en lettres, mode de paiement, motif de l'avance, plan de remboursement, avance ouverte précédente et deux signatures. |
Saisissez chaque mouvement sur une ligne : date, salarié, opération (avance versée, déduit du salaire, remboursement en espèces), période de paie et montant. L'avance augmente le solde, les deux autres le diminuent ; l'avance restante d'un salarié est la somme de ses lignes. Dans ce modèle, ce total est calculé à chaque ligne avec la formule SOMME.SI.ENS (SUMIFS) et affiche OUVERTE ou SOLDÉE sur la dernière ligne de la personne, si bien que vous voyez le solde de chacun sans ouvrir de feuilles séparées.
Le jour où vous payez le salaire, saisissez le montant retenu sur ce salaire avec une ligne « Déduit du salaire », en indiquant la période de paie et le numéro de l'échéance ; la colonne Avance restante diminue automatiquement. Inscrire le montant de l'échéance dans la ligne « Plan de remboursement » du reçu au moment de verser l'avance évite ensuite la discussion « combien devait-on retenir ». La façon de répercuter la retenue sur la fiche de paie et le montant maximal retenable en un mois dépendent de la situation de votre entreprise ; consultez pour cela votre expert-comptable.
Le reçu d'avance est le document qui indique le montant, la date et les modalités de remboursement de l'avance versée à un salarié, et que signe le salarié qui reçoit l'argent. Oui, le premier onglet de ce fichier est un modèle de reçu d'avance imprimable : n° de reçu, salarié et fonction, montant en chiffres et en lettres, mode de paiement, motif, plan de remboursement, avance ouverte précédente et deux zones de signature sont prêts. Pour les paiements ponctuels à des personnes extérieures au personnel (paiement à la journée, remboursement, petit service), le modèle de reçu de paiement convient mieux.
Tous deux font signer à celui qui reçoit l'argent une sortie de fonds de l'entreprise. Le reçu de paiement est le document général pour tout paiement ponctuel ; le reçu d'avance concerne uniquement l'argent versé à un salarié pour être retenu plus tard sur son salaire, et comprend un plan de remboursement. La différence apparaît ensuite : l'argent payé est clôturé en charge, tandis que l'avance reste suivie comme solde ouvert du salarié jusqu'à ce qu'elle soit retenue sur le salaire. C'est pourquoi l'avance est suivie par personne dans ce tableau.
Filtrez la colonne Salarié sur son nom : vous voyez toutes ses avances, retenues et remboursements par ordre de date ; la dernière valeur de la colonne Avance restante est son solde actuel. Pour voir le solde de tout le monde à la fois, filtrez la colonne État actuel sur « OUVERTE ». Il est indispensable que le nom soit écrit de la même façon à chaque ligne, sinon le solde est scindé en deux.
Ce modèle se concentre sur l'avance ; il ne suit pas le salaire lui-même, mais l'avance retenue sur le salaire. Si vous voulez suivre les montants des salaires, vous pouvez ajouter à l'onglet Données les colonnes « Salaire net » et « À payer » et calculer le montant à payer comme le salaire net moins la retenue du mois ; le calcul de la paie lui-même (impôts, sécurité sociale) est hors du périmètre de ce fichier. Si l'avance sort en espèces de la caisse, inscrivez aussi le même montant comme sortie dans votre livre de caisse journalier, afin que le comptage de caisse reste juste.
Le tableau vous donne le montant exact : l'Avance restante de la dernière ligne de la personne. La façon de compenser ce montant avec le dernier salaire ou d'autres sommes dues dépend du contrat de travail et de la législation ; avant d'effectuer les opérations de départ, consultez votre expert-comptable ou un juriste. Saisissez le montant compensé sous forme de ligne « Déduit du salaire » et le montant reçu en main propre sous forme de ligne « Remboursement en espèces », puis soldez le compte.
Oui, il est gratuit ; il ne demande ni e-mail, ni inscription, ni paiement, et ne contient ni filigrane ni protection de cellules. Le fichier est au format Excel (.xlsx) car l'avance restante et la synthèse sont calculées par formule. Vous pouvez l'ouvrir avec Excel, Google Sheets ou LibreOffice, imprimer directement le reçu d'avance ou le convertir en PDF avec « Enregistrer au format PDF ».
Un reçu imprimable en deux exemplaires qui fait signer à la personne qui reçoit l'argent un paiement sortant de l'entreprise en espèces, par virement ou par chèque ; la liste des reçus émis et le total par type de dépense figurent dans des onglets distincts.
Il suit jour après jour les espèces entrées et sorties de la caisse ; il calcule automatiquement l'écart entre le comptage de fin de journée et le journal.
Un reçu imprimable en deux exemplaires qui justifie le paiement reçu d'un client avec la date, le numéro d'ordre, le montant (en chiffres et en lettres), le mode de paiement et le solde restant dû ; la liste des reçus émis figure dans un onglet distinct.
Suit automatiquement quel équipement est affecté à quel salarié, la date de restitution prévue et la valeur totale du matériel en affectation.
Dernière mise à jour : 3 octobre 2026
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