कर्मचारी अग्रिम ट्रैकिंग Excel टेम्पलेट

हर लेन-देन एक पंक्ति में लिखें: तारीख, कर्मचारी, लेन-देन (अग्रिम दिया गया, वेतन से काटा गया, नकद वापसी), वेतन अवधि और राशि। अग्रिम शेष बढ़ाता है, बाकी दोनों घटाते हैं; कर्मचारी का बकाया अग्रिम उस व्यक्ति की पंक्तियों का योग है। इस टेम्पलेट में यह योग SUMIFS सूत्र से हर पंक्ति में चलता है और व्यक्ति की आख़िरी पंक्ति में खुला या बंद लिखता है, इसलिए अलग-अलग शीट खोले बिना सबका शेष दिख जाता है।

जिस दिन वेतन देते हैं, उस वेतन से कटी राशि "वेतन से काटा गया" पंक्ति में, वेतन अवधि और किस्त संख्या के साथ दर्ज करें; बकाया अग्रिम कॉलम अपने आप घट जाता है। किस्त की राशि अग्रिम देते समय रसीद की "वापसी योजना" पंक्ति में लिख देने से बाद में "कितना कटना था" की बहस नहीं होती। कटौती पेरोल में कैसे दिखाई जाएगी और एक महीने में अधिकतम कितनी काटी जा सकती है जैसे विषय आपके व्यवसाय की स्थिति पर निर्भर हैं; इसके लिए अपने अकाउंटेंट से पूछें।

अग्रिम रसीद वह दस्तावेज़ है जो कर्मचारी को दिए अग्रिम की राशि, तारीख और वापसी का तरीका दिखाता है और जिस पर पैसा लेने वाला कर्मचारी हस्ताक्षर करता है। हाँ, इस फ़ाइल का पहला टैब प्रिंट करने योग्य अग्रिम रसीद का नमूना है: रसीद नं., कर्मचारी और उसका पद, राशि अंकों और शब्दों में, भुगतान का तरीका, कारण, वापसी योजना, पिछला खुला अग्रिम और दो हस्ताक्षर क्षेत्र तैयार हैं। कर्मचारियों के अलावा अन्य लोगों को किए गए एकबारगी भुगतान (दिहाड़ी, रिफ़ंड, छोटी सेवा) के लिए भुगतान रसीद (tediye makbuzu) टेम्पलेट ज़्यादा उपयुक्त है।

दोनों व्यवसाय से निकले पैसे पर पैसा पाने वाले के हस्ताक्षर कराती हैं। भुगतान रसीद हर तरह के एकबारगी भुगतान का सामान्य दस्तावेज़ है; अग्रिम रसीद केवल कर्मचारी को भविष्य में उसके वेतन से काटने के लिए दिए गए पैसे के लिए है और उसमें वापसी योजना होती है। अंतर बाद में सामने आता है: भुगतान किया गया पैसा खर्च के रूप में बंद हो जाता है, जबकि अग्रिम वेतन से कटने तक कर्मचारी के खुले शेष के रूप में ट्रैक होता है। इसीलिए अग्रिम को इस तालिका में व्यक्ति के आधार पर ट्रैक किया जाता है।

कर्मचारी कॉलम में उस व्यक्ति के नाम पर फ़िल्टर लगाएँ: उसके सभी अग्रिम, कटौतियाँ और वापसियाँ तारीख के क्रम में दिख जाती हैं; बकाया अग्रिम कॉलम का आख़िरी मान उसका वर्तमान शेष है। सबका शेष एक साथ देखने के लिए वर्तमान स्थिति कॉलम को "खुला" से फ़िल्टर करें। नाम का हर पंक्ति में एक जैसा लिखा होना ज़रूरी है, वरना शेष दो हिस्सों में बँट जाता है।

यह टेम्पलेट अग्रिम पर केंद्रित है; यह वेतन को नहीं, वेतन से कटने वाले अग्रिम को ट्रैक करता है। वेतन राशियाँ ट्रैक करना चाहें तो डेटा टैब में "शुद्ध वेतन" और "देय राशि" कॉलम जोड़कर देय राशि को शुद्ध वेतन घटा उस महीने की कटौती के रूप में निकाल सकते हैं; पेरोल की गणना (कर, SGK यानी तुर्की की सामाजिक सुरक्षा) इस फ़ाइल के दायरे से बाहर है। अगर अग्रिम कैश से नकद निकल रहा है तो वही राशि अपनी दैनिक कैश बही में भी निकासी के रूप में लिखें, ताकि कैश मिलान सही रहे।

तालिका आपको सटीक राशि देती है: व्यक्ति की आख़िरी पंक्ति का बकाया अग्रिम। इस राशि को आख़िरी वेतन या अन्य देनदारियों से कैसे समायोजित किया जाए, यह रोज़गार अनुबंध और कानून पर निर्भर है; विदाई की प्रक्रिया करने से पहले अपने अकाउंटेंट या किसी कानूनी जानकार से पूछें। समायोजित राशि को "वेतन से काटा गया" और हाथ में ली गई राशि को "नकद वापसी" पंक्ति के रूप में दर्ज करके शेष बंद कर दें।

हाँ, यह मुफ़्त है; ईमेल, सदस्यता या भुगतान नहीं माँगता, इसमें वॉटरमार्क और सेल सुरक्षा नहीं है। फ़ाइल Excel (.xlsx) फ़ॉर्मेट में है क्योंकि बकाया अग्रिम और सारांश सूत्र से निकलते हैं। इसे Excel, Google Sheets या LibreOffice में खोल सकते हैं, अग्रिम रसीद सीधे प्रिंट कर सकते हैं या "PDF के रूप में सहेजें" से PDF बना सकते हैं।