Шаблон Excel для учёта авансов сотрудникам

Записывайте каждое движение одной строкой: дата, сотрудник, операция (выдан аванс, удержано из зарплаты, возврат наличными), период зарплаты и сумма. Аванс увеличивает баланс, две другие операции уменьшают; остаток аванса сотрудника — это сумма его строк. В этом шаблоне такая сумма считается формулой СУММЕСЛИМН (SUMIFS) в каждой строке, а в последней строке человека пишется ОТКРЫТ или ЗАКРЫТ, так что баланс каждого виден без отдельных листов.

В день выплаты зарплаты внесите сумму, удержанную из этой зарплаты, строкой «Удержано из зарплаты», указав период зарплаты и номер части; столбец «Остаток аванса» уменьшится сам. Если сумму части записать в строку «График возврата» расписки при выдаче аванса, это предотвратит последующий спор «сколько должны были удержать». Как удержание отражается в расчётной ведомости и какую максимальную сумму можно удержать за месяц — зависит от положения вашего предприятия; по этому вопросу проконсультируйтесь с бухгалтером.

Расписка в получении аванса — это документ, показывающий сумму, дату и порядок возврата аванса, выданного сотруднику, и подписанный получившим деньги сотрудником. Да, первая вкладка этого файла — печатный образец такой расписки: номер, сотрудник и должность, сумма цифрами и прописью, способ оплаты, причина, график возврата, прежний открытый аванс и два поля для подписей уже готовы. Для разовых выплат лицам, не являющимся сотрудниками (поденная оплата, возврат, мелкая услуга), больше подходит шаблон расходной квитанции (tediye makbuzu).

В обоих случаях расход денег из компании подтверждается подписью получателя. Расходная квитанция — общий документ для любой разовой выплаты; расписка в получении аванса относится только к деньгам, выданным сотруднику с последующим удержанием из зарплаты, и содержит график возврата. Разница проявляется позже: выплаченные по расходной квитанции деньги закрываются как расход, а аванс до удержания из зарплаты учитывается как открытый баланс сотрудника. Поэтому в этой таблице аванс отслеживается по каждому человеку.

Отфильтруйте столбец «Сотрудник» по имени этого человека: вы увидите все его авансы, удержания и возвраты в хронологическом порядке; последнее значение столбца «Остаток аванса» — его текущий баланс. Чтобы увидеть балансы всех сразу, отфильтруйте столбец «Текущий статус» по значению «ОТКРЫТ». Имя должно писаться в каждой строке одинаково, иначе баланс раздвоится.

Этот шаблон сосредоточен на авансе: он отслеживает не саму зарплату, а аванс, удерживаемый из зарплаты. Если хотите отслеживать суммы зарплаты, добавьте на вкладку «Данные» столбцы «Зарплата на руки» и «К выплате» и считайте сумму к выплате как зарплату на руки минус удержание за этот месяц; сам расчёт ведомости (налоги, SGK — турецкое социальное страхование) выходит за рамки этого файла. Если аванс выдаётся наличными из кассы, запишите ту же сумму как расход в свою ежедневную кассовую книгу, чтобы касса сходилась при пересчёте.

Таблица даёт вам точную сумму: остаток аванса в последней строке сотрудника. Как эта сумма будет зачтена из последней зарплаты или других причитающихся выплат, зависит от трудового договора и законодательства; перед оформлением увольнения проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом. Зачтённую сумму внесите строкой «Удержано из зарплаты», полученную наличными — строкой «Возврат наличными» и закройте баланс.

Да, бесплатно; не требует эл. почты, регистрации или оплаты, без водяных знаков и защиты ячеек. Файл в формате Excel (.xlsx), потому что остаток аванса и сводка считаются формулами. Его можно открыть в Excel, Google Sheets или LibreOffice, расписку в получении аванса можно сразу распечатать либо сохранить как PDF.