Excel-Vorlage für Mitarbeitervorschüsse

Schreiben Sie jede Bewegung als eine Zeile: Datum, Mitarbeiter, Vorgang (Vorschuss gewährt, vom Gehalt abgezogen, Barrückzahlung), Gehaltsperiode und Betrag. Ein Vorschuss erhöht den Saldo, die beiden anderen verringern ihn; der Restvorschuss eines Mitarbeiters ist die Summe seiner Zeilen. In dieser Vorlage läuft diese Summe mit der Formel SUMMEWENNS (SUMIFS) in jeder Zeile mit und zeigt in der letzten Zeile der Person OFFEN oder ABGESCHLOSSEN an, sodass Sie den Saldo aller Mitarbeiter sehen, ohne separate Blätter anzulegen.

Tragen Sie am Tag der Gehaltszahlung den von diesem Gehalt abgezogenen Betrag als Zeile „Vom Gehalt abgezogen“ ein und geben Sie die Gehaltsperiode und die Ratennummer an; die Spalte „Restvorschuss“ verringert sich von selbst. Wenn Sie den Ratenbetrag bei der Auszahlung des Vorschusses in die Zeile „Rückzahlungsplan“ der Quittung schreiben, vermeiden Sie später den Streit darüber, wie viel einbehalten werden sollte. Wie der Abzug in der Lohnabrechnung abzubilden ist und wie viel in einem Monat höchstens einbehalten werden darf, hängt von der Situation Ihres Betriebs ab; wenden Sie sich dafür an Ihren Steuerberater.

Eine Vorschussquittung ist ein Dokument, das Betrag, Datum und Rückzahlungsart eines an einen Mitarbeiter gewährten Vorschusses zeigt und vom Mitarbeiter, der das Geld erhält, unterschrieben wird. Ja, das erste Blatt dieser Datei ist ein druckbares Muster einer Vorschussquittung: Quittungsnummer, Mitarbeiter und Funktion, Betrag in Ziffern und in Worten, Zahlungsart, Grund, Rückzahlungsplan, vorheriger offener Vorschuss und zwei Unterschriftsfelder sind vorbereitet. Für einmalige Zahlungen an andere Personen als Mitarbeiter (Tagelohn, Erstattung, kleine Dienstleistung) eignet sich die Vorlage für den Auszahlungsbeleg besser.

Bei beiden unterschreibt der Empfänger den Geldabfluss aus dem Betrieb. Der Auszahlungsbeleg ist das allgemeine Dokument für jede Einzelzahlung; die Vorschussquittung gilt dagegen nur für Geld, das einem Mitarbeiter mit dem Ziel gegeben wird, später von seinem Gehalt abgezogen zu werden, und enthält einen Rückzahlungsplan. Der Unterschied zeigt sich später: Ausgezahltes Geld wird als Ausgabe abgeschlossen, ein Vorschuss dagegen wird als offener Saldo des Mitarbeiters geführt, bis er vom Gehalt abgezogen ist. Deshalb wird der Vorschuss in dieser Tabelle pro Person verfolgt.

Filtern Sie in der Spalte „Mitarbeiter“ nach dem Namen der Person: Sie sehen alle Vorschüsse, Abzüge und Rückzahlungen in zeitlicher Reihenfolge; der letzte Wert der Spalte „Restvorschuss“ ist der aktuelle Saldo. Um den Saldo aller Mitarbeiter zusammen zu sehen, filtern Sie die Spalte „Aktueller Status“ nach „OFFEN“. Der Name muss in jeder Zeile gleich geschrieben sein, sonst wird der Saldo in zwei Teile aufgespalten.

Diese Vorlage konzentriert sich auf den Vorschuss; sie verfolgt nicht das Gehalt selbst, sondern den vom Gehalt abgezogenen Vorschuss. Wenn Sie Gehaltsbeträge verfolgen möchten, können Sie dem Blatt „Daten“ die Spalten „Nettogehalt“ und „Auszuzahlen“ hinzufügen und den auszuzahlenden Betrag als Nettogehalt minus Abzug des jeweiligen Monats berechnen; die Lohnabrechnung selbst (Steuern, Sozialversicherung/SGK) liegt außerhalb des Umfangs dieser Datei. Wird der Vorschuss bar aus der Kasse gezahlt, tragen Sie denselben Betrag auch in Ihrem täglichen Kassenbuch als Ausgang ein, damit der Kassenbestand stimmt.

Die Tabelle liefert Ihnen den genauen Betrag: den Restvorschuss in der letzten Zeile der Person. Wie dieser Betrag mit dem letzten Gehalt oder anderen Ansprüchen zu verrechnen ist, hängt vom Arbeitsvertrag und den gesetzlichen Vorschriften ab; wenden Sie sich vor den Austrittsformalitäten an Ihren Steuerberater oder einen Juristen. Tragen Sie den verrechneten Betrag als Zeile „Vom Gehalt abgezogen“ und den bar erhaltenen Betrag als Zeile „Barrückzahlung“ ein und schließen Sie so den Saldo ab.

Ja, sie ist kostenlos; sie verlangt keine E-Mail-Adresse, keine Registrierung und keine Zahlung und enthält weder Wasserzeichen noch Zellschutz. Die Datei liegt im Excel-Format (.xlsx) vor, weil Restvorschuss und Übersicht per Formel berechnet werden. Sie können sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice öffnen, die Vorschussquittung direkt ausdrucken oder mit „Als PDF speichern“ in ein PDF umwandeln.