खाता (कारी हेसाप) ट्रैकिंग Excel
ग्राहक और सप्लायर के लेन-देन में खाते के हिसाब से देनदारी–लेनदारी का अंतर चलाने वाली और देय तारीख की चेतावनी देने वाली स्टेटमेंट तालिका।
चेक और प्रॉमिसरी नोट ट्रैकिंग Excel तालिका (मुफ़्त टेम्पलेट)
चेक और प्रॉमिसरी नोट (तुर्की में "senet") ट्रैकिंग Excel तालिका एक तैयार वर्कबुक है, जो आपके प्राप्त और जारी किए गए चेक और नोट को राशि, देय तिथि और स्थिति के साथ एक ही फ़ाइल में दर्ज करती है, और फ़ॉर्मूले से दिखाती है कि हर एक की देय तिथि में कितने दिन बचे हैं और इस महीने आप कितना वसूलेंगे व कितना चुकाएँगे। प्राप्त और जारी दस्तावेज़ एक ही सूची में रहते हैं, पर दिशा कॉलम से अलग रहते हैं; दोनों पक्षों का जोड़ कहीं आपस में नहीं मिलता, सारांश शीट दोनों की अलग गणना करती है और उनके अंतर को इस महीने के शुद्ध नकदी प्रभाव के रूप में देती है। जिस दस्तावेज़ की देय तिथि सात दिन के भीतर है वह पीला और जिसकी देय तिथि बीत चुकी है पर जो अब भी पोर्टफ़ोलियो में दिख रहा है वह लाल हो जाता है। पोर्टफ़ोलियो कैसे बनाएँ और बाउंस हुए दस्तावेज़ को पार्टी के खाते में वापस कैसे लिखें, यह हमने चरण-दर-चरण चेक और प्रॉमिसरी नोट की ट्रैकिंग कैसे करें गाइड में बताया है; यह पेज उसी व्यवस्था की वह तालिका है जिसे आप डाउनलोड करके भर सकते हैं।
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टेम्पलेट में कौन-से कॉलम हैं?
| कॉलम | क्या काम आता है |
|---|---|
| प्रकार / दिशा | प्रकार: चेक या प्रॉमिसरी नोट। दिशा: प्राप्त (ग्राहक से लिया हुआ, जिसे आप वसूलेंगे) या जारी (सप्लायर को दिया हुआ, जिसे आप चुकाएँगे)। दोनों ड्रॉप-डाउन सूची से चुने जाते हैं; सभी जोड़ दिशा के अनुसार अलग-अलग निकलते हैं। |
| चेक जारीकर्ता / देनदार | चेक काटने वाला या नोट पर हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति या कंपनी। पृष्ठांकन (ciro) के ज़रिये आए चेक में यह वही ग्राहक नहीं भी हो सकता जिसने आपको चेक दिया; दोनों को अलग लिखें। |
| जिससे प्राप्त / जिसे जारी (पार्टी) | वह ग्राहक या सप्लायर जिसने दस्तावेज़ आपको दिया या जिसे आपने दिया। चेक बाउंस होने पर उसकी राशि इसी पार्टी के खाते में वापस लिखी जाती है। |
| बैंक / शाखा, क्रम संख्या | चेक का बैंक, शाखा और क्रम संख्या; प्रॉमिसरी नोट में बैंक खाली रहता है और नोट की संख्या लिखी जाती है। बैंक से मिलान करते समय यही जानकारी खोजी जाती है। |
| जारी करने की तारीख / देय तिथि | दस्तावेज़ जिस दिन बना और जिस दिन उसका भुगतान होना है। सभी गणनाएँ देय तिथि के आधार पर होती हैं। |
| राशि | दस्तावेज़ पर लिखी राशि, तुर्की लीरा में। |
| स्थिति | ड्रॉप-डाउन सूची: पोर्टफ़ोलियो में (अभी बंद नहीं हुआ; जारी दस्तावेज़ में भुगतान का दिन नहीं आया), पृष्ठांकित किया गया, वसूल हुआ, चुकाया गया, बाउंस / प्रोटेस्ट। बंद हुआ दस्तावेज़ मिटाया नहीं जाता, उसकी स्थिति बदली जाती है। |
| किसे पृष्ठांकित किया | यदि आपने प्राप्त चेक को सप्लायर को पृष्ठांकित (ciro) करके भुगतान किया है, तो लिखें कि किसे दिया। पृष्ठांकित चेक पोर्टफ़ोलियो के जोड़ से घट जाता है। |
| देय तिथि में बचे दिन | स्वचालित: पोर्टफ़ोलियो के दस्तावेज़ में देय तिथि घटा आज की तारीख। ऋणात्मक मान का मतलब है कि देय तिथि बीत चुकी है और वह लाल हो जाता है; बंद हो चुके दस्तावेज़ में यह खाली रहता है। |
| देय स्थिति | स्वचालित: अवधि पार (लाल), इस सप्ताह (पीला), 30 दिन के भीतर या अवधि बाकी है। सूची को इस कॉलम या बचे हुए दिनों के अनुसार क्रमबद्ध करें। |
| सारांश | पोर्टफ़ोलियो में प्राप्त और जारी का कुल, इस महीने देय प्राप्त और जारी का कुल, इस महीने का शुद्ध नकदी प्रभाव, अगले 30 दिन, देय तिथि पार कर चुके खुले दस्तावेज़, पृष्ठांकित और बाउंस हुई राशि। |
इस्तेमाल कैसे करें?
- फ़ाइल डाउनलोड करें, "डेटा" शीट की नमूना पंक्तियाँ मिटाएँ और अपने पास मौजूद हर चेक और प्रॉमिसरी नोट को अलग पंक्ति में दर्ज करें: प्रकार, दिशा, जारीकर्ता, पार्टी, बैंक, क्रम संख्या, जारी करने और देय तिथि, राशि।
- जो दस्तावेज़ अभी वसूल या अदा नहीं हुए हैं उनकी स्थिति "पोर्टफ़ोलियो में" रहने दें; देय तिथि में बचे दिन और देय स्थिति अपने आप निकल आती है।
- सूची को "देय तिथि में बचे दिन" कॉलम के अनुसार क्रमबद्ध करें और सप्ताह में एक बार अगले 30 दिन की समीक्षा करें; पीली पंक्तियाँ वे दस्तावेज़ हैं जो इस सप्ताह बैंक में जमा या अदा करने हैं।
- देय तिथि आने पर उसी दिन स्थिति "वसूल हुआ", "चुकाया गया" या "पृष्ठांकित किया गया" कर दें; पृष्ठांकित किया हो तो लिखें कि किसे दिया। बंद हुई पंक्ति को न मिटाएँ।
- बाउंस या प्रोटेस्ट हुए दस्तावेज़ को "बाउंस / प्रोटेस्ट" के रूप में चिह्नित करें और उसी दिन राशि को उस पार्टी के खाते में डेबिट के रूप में वापस लिखें; महीने की शुरुआत में "सारांश" शीट से इस महीने आने और जाने वाली कुल राशि जाँचें।
किनके लिए उपयुक्त है?
- ग्राहकों से उधार (देय तिथि वाले) चेक या प्रॉमिसरी नोट लेने वाले थोक व्यापारी, हार्डवेयर दुकानदार, निर्माण सामग्री विक्रेता और डिस्ट्रीब्यूटर
- सप्लायर को चेक से भुगतान करने वाले और भुगतान के दिनों की तुलना नकदी से करना चाहने वाले छोटे व्यवसाय
- प्राप्त चेक को सप्लायर को पृष्ठांकित करके भुगतान करने वाले और यह नहीं भूलना चाहने वाले कि कौन-सा चेक कहाँ है
- अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर जाने से पहले दस्तावेज़ों का पोर्टफ़ोलियो एक ही तालिका में रखना चाहने वाले दुकानदार
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
Excel में चेक ट्रैकिंग सूची कैसे बनाएँ?
हर दस्तावेज़ एक पंक्ति होता है: प्रकार, दिशा (प्राप्त / जारी), जारीकर्ता, बैंक, क्रम संख्या, देय तिथि, राशि और स्थिति। यदि देय तिथि H कॉलम में है तो बचे दिन =H2-TODAY() फ़ॉर्मूले से और प्राप्त पोर्टफ़ोलियो का कुल =SUMIFS(I:I,B:B,"प्राप्त",J:J,"पोर्टफ़ोलियो में") से निकलता है। इस टेम्पलेट में ये फ़ॉर्मूले, ड्रॉप-डाउन सूचियाँ और रंग-कोडिंग 300 पंक्तियों के लिए पहले से सेट मिलते हैं।
क्या प्राप्त और जारी चेक एक ही सूची में रखने चाहिए?
एक ही फ़ाइल में रखे जा सकते हैं, पर उनके जोड़ को कभी साथ नहीं लेना चाहिए: प्राप्त चेक आने वाली नकदी है, जारी चेक जाने वाली नकदी। इस टेम्पलेट में दोनों पक्ष दिशा कॉलम से अलग रहते हैं, फ़िल्टर से आप सिर्फ़ एक देख सकते हैं और सारांश शीट दोनों जोड़ अलग-अलग देती है। उन्हें अलग क्यों रखा जाता है, यह हमने चेक और प्रॉमिसरी नोट ट्रैकिंग गाइड में उदाहरण पोर्टफ़ोलियो के साथ समझाया है।
चेक भुगतान की ट्रैकिंग कैसे करें?
जारी चेकों की देय तिथियाँ क्रमबद्ध करके हर सप्ताह अगले 30 दिन में चुकाई जाने वाली कुल राशि की तुलना उसी अवधि में वसूल होने वाले प्राप्त चेकों और कैश में रखी रकम से करें। सारांश शीट की "अगले 30 दिन" पंक्तियाँ यह तुलना तैयार देती हैं; कैश की रकम अपनी दैनिक कैश बही से पढ़ें।
पृष्ठांकित (ciro) किया गया चेक कैसे दर्ज करें?
पंक्ति मिटाए बिना उसकी स्थिति "पृष्ठांकित किया गया" करें और "किसे पृष्ठांकित किया" कॉलम में सप्लायर का नाम लिखें। इस तरह चेक पोर्टफ़ोलियो के जोड़ से घट जाता है पर उसका इतिहास बना रहता है; यदि चेक बाद में आपके पास लौट आए तो यहाँ से पता चल जाता है कि वह कौन-सा दस्तावेज़ था। पृष्ठांकित चेक की ज़िम्मेदारी के कानूनी पहलू के लिए अपने अकाउंटेंट या वकील से सलाह लें।
चेक बाउंस हो जाए तो क्या करें?
रिकॉर्ड के लिहाज़ से: पंक्ति न मिटाएँ, उसकी स्थिति "बाउंस / प्रोटेस्ट" करें और राशि को उसी दिन उस ग्राहक की पार्टी खाता ट्रैकिंग तालिका में डेबिट के रूप में वापस लिखें; वरना बकाया दो सूचियों के बीच खो जाता है। इसके आगे के कदम कानूनी प्रक्रिया हैं और इस टेम्पलेट के दायरे से बाहर हैं; क्या करना है, इसके लिए अपने अकाउंटेंट या वकील से सलाह लें।
ग्राहक से चेक लेने या सप्लायर को चेक देने पर कौन-सा दस्तावेज़ बनाया जाता है?
चेक लेने पर आप ग्राहक को बैंक, क्रम संख्या और देय तिथि लिखी हुई भुगतान प्राप्ति रसीद दे सकते हैं; सप्लायर को चेक देने पर चेक लेने वाले से भुगतान रसीद (voucher) पर हस्ताक्षर करवा सकते हैं। रसीद एक ही हस्तांतरण का प्रमाण है, जबकि यह तालिका दस्तावेज़ की देय तिथि और उसके अंतिम परिणाम तक की निगरानी कराती है।
क्या टेम्पलेट मुफ़्त है, सदस्यता चाहिए?
हाँ, यह मुफ़्त है। फ़ाइल के लिए ईमेल, सदस्यता या भुगतान नहीं चाहिए; इसमें वॉटरमार्क और सेल सुरक्षा नहीं है। स्थिति सूची, कॉलम और रंगीन चेतावनियों की सीमाएँ आप अपनी ज़रूरत के अनुसार बदल सकते हैं।
संबंधित टेम्पलेट
भुगतान प्राप्ति रसीद
ग्राहक से मिले भुगतान को तारीख, क्रम संख्या, राशि (अंकों और शब्दों में), भुगतान के तरीके और शेष बकाया के साथ दर्ज करने वाली, दो प्रतियों में प्रिंट होने योग्य रसीद; जारी रसीदों की सूची अलग शीट में।
भुगतान रसीद (वाउचर)
व्यवसाय से जाने वाले नकद, बैंक ट्रांसफ़र या चेक भुगतान पर पैसा लेने वाले से हस्ताक्षर करवाने वाली, दो प्रतियों में प्रिंट होने योग्य रसीद; जारी रसीदों की सूची और खर्च के प्रकार के अनुसार जोड़ अलग-अलग शीट में।
दैनिक कैश बही
कैश में आने और जाने वाली नकदी को दिन-ब-दिन चलाती है; दिन के अंत की गिनती और बही के बीच का अंतर अपने आप निकाल देती है।
अंतिम अपडेट: 27 सितंबर 2026
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