Excel-Vorlage Tägliches Kassenbuch

Nein. Die nach dem Steuerrecht zu führenden Bücher liegen in der Verantwortung Ihres Steuerberaters, und diese Datei ersetzt sie nicht. Sie dient der eigenen täglichen Bargeldkontrolle des Betriebs: Sie vergleichen, was in der Kasse sein sollte, mit dem, was tatsächlich darin ist.

Die Einnahmen-Ausgaben-Vorlage misst Gewinn und Verlust: Sie summiert Beträge nach Kategorie und Mehrwertsteuer und erfasst auch Zahlungen, die nicht bar erfolgen. Das Kassenbuch dagegen verfolgt nur das Bargeld und beantwortet eine einzige Frage: Wie viel Geld sollte jetzt in der Kasse sein? Am besten nutzen Sie beide zusammen.

Nein. Beträge, die über das POS-Terminal laufen, kommen nicht als Bargeld in die Kasse, sondern gehen auf das Bankkonto. Tragen Sie im Kassenbuch nur das Geld ein, das physisch in die Kasse hineinkommt und sie verlässt; Kartenumsätze verfolgen Sie in der Einnahmen-Ausgaben-Vorlage mit der Zahlungsart „Kreditkarte“.

Vergleichen Sie zuerst die Zeilen des Tages mit den Belegen: Häufigste Ursachen sind eine nicht eingetragene Ausgabe, ein Fehler beim Wechselgeld oder eine nicht erfasste Zahlung eines Kunden. Löschen Sie die Differenz nicht – schreiben Sie sie, sobald Sie die Ursache gefunden haben, als Korrekturzeile ein; finden Sie keine, lassen Sie die Differenz einfach stehen. Wiederkehrende Fehlbeträge an bestimmten Tagen sagen mehr aus als die Differenz eines einzelnen Tages. Wenn Sie die Zählung bei einem Kassierer-Wechsel oder zum Monatsende mit einem unterschriebenen Dokument abschließen möchten, nutzen Sie das Excel-Muster eines Kassenzählprotokolls, in dem die Stückelung der Geldscheine und die Kassendifferenz bereits vorbereitet sind.

Nein, nur ein einziges Mal – an dem Tag, an dem Sie das Buch beginnen. Da die Spalte „Kassenbestand“ einen laufenden Saldo berechnet, wird der Übertrag auf den nächsten Tag automatisch mitgeführt. Fügen Sie für jeden Tag zusätzlich eine Übertragszeile hinzu, wird der Bestand doppelt gezählt.

Wenn ein Kunde seine alte Schuld bar bezahlt, tragen Sie den Betrag mit dem Vorgangstyp „Zahlungseingang“ in die Spalte „Einnahme“ ein – das ist kein neuer Verkauf dieses Tages, sondern eine früher erfasste Forderung, die in die Kasse zurückfließt. Deshalb müssen Sie denselben Betrag auch in Ihrer Veresiye-Aufzeichnung (Kundenkredit, „Anschreiben“) ausgleichen; fehlt eine der beiden Seiten, stimmt die Kasse zwar, aber der Kunde erscheint weiterhin als Schuldner. Um Kundenkredite separat zu verfolgen, nutzen Sie die Vorlage für das Anschreibebuch; eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie überfällige Schulden einfordern, finden Sie im Ratgeber Wie zieht man Veresiye-Forderungen ein. Eine der häufigsten Ursachen für Kassenfehlbeträge ist eine Kundenzahlung, die kassiert, aber nicht ins Buch eingetragen wurde; stellen Sie beim Kassieren eine nummerierte Zahlungsquittung aus, dann können Sie das Kassenbuch am Tagesende mit dem Quittungsblock abgleichen.